Projekt nowego rozporządzenia w sprawie POL-on – kluczowe zmiany i nowe obowiązki dla uczelni

W miniony piątek 17 kwietnia 2026 r. opublikowano projekt nowego rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie danych przetwarzanych w systemie POL-on. Nowy akt zastąpi obowiązujące rozporządzenie z 12 września 2024 r., które utraci moc z dniem 30 czerwca 2026 r.

Zmiana ta nie ma charakteru jedynie porządkującego – projekt wprowadza istotne nowe rozwiązania, które znacząco wpływają na funkcjonowanie uczelni oraz rolę systemu POL-on.

📄 Projekt i konsultacje publiczne

Projekt rozporządzenia wraz z uzasadnieniem i oceną skutków regulacji (OSR) jest dostępny na stronie Rządowego Centrum Legislacji:
👉 https://legislacja.gov.pl/projekt/12409352

Konsultacje publiczne projektu potrwają do 4 maja 2026 r.

Podrzucamy tutaj:

🔴 Najważniejsza zmiana: wprowadzenie e-dyplomów

Projekt rozporządzenia stanowi wykonanie nowych przepisów ustawowych, które wejdą w życie obowiązkowo 1 stycznia 2027 r. i przewidują zasady wydawania:

dyplomów ukończenia studiów,
suplementów do dyplomów,
dyplomów doktorskich i habilitacyjnych,
odpisów tych dokumentów w językach obcych

w postaci elektronicznej.

Z tym rozwiązaniem ściśle powiązane jest utworzenie repozytorium dyplomów elektronicznych (RDE), które od 30 czerwca br. stanie się częścią systemu POL-on.

🟠 POL-on zmienia swoją funkcję

Dotychczas system POL-on pełnił przede wszystkim funkcję ewidencyjno-sprawozdawczą.

Projekt rozporządzenia wprowadza nową jakość – system POLON za pomocą modułu RDE będzie także:

obsługiwał proces wydawania dyplomów,
zapewniał ich rejestrację,
umożliwiał weryfikację autentyczności dokumentów,
udostępniał dane o dyplomach uprawnionym podmiotom.

Oznacza to przejście od systemu raportowego do systemu operacyjnego, wspierającego kluczowe procesy uczelni.

🟡 Jak będzie wyglądał proces wydawania e-dyplomu?

Projekt przewiduje w pełni zautomatyzowany proces:

przekazanie danych do systemu POL-on (również przez API),
automatyczna walidacja danych,
odrzucenie dokumentu w przypadku błędów,
nadanie dokumentowi kwalifikowanej pieczęci elektronicznej i znacznika czasu,
rejestracja w repozytorium i nadanie unikalnego identyfikatora,
przekazanie informacji zwrotnej do uczelni.

Dokumenty będą tworzone w formacie XML (zgodnym ze schematem XSD), z możliwością ich wizualizacji w postaci PDF.

🟢 Repozytorium dyplomów – nowy element systemu

Repozytorium dyplomów elektronicznych będzie służyło:

przechowywaniu dokumentów,
ich udostępnianiu,
weryfikacji autentyczności,
zapewnieniu integralności i bezpieczeństwa danych.

Dostęp do danych o dyplomach będą mogły uzyskać m.in. instytucje publiczne (np. urzędy pracy) oraz inne podmioty – za zgodą absolwenta.

🔵 Co pozostaje bez zmian?

Projekt w dużej mierze utrzymuje dotychczasowe rozwiązania w zakresie:

zakresu danych dotyczących pracowników, studentów i instytucji,
zasad wprowadzania i aktualizacji danych,
funkcjonowania repozytorium prac dyplomowych.

⚠️ Co to oznacza dla uczelni?

Nowe regulacje będą wymagały:

dostosowania systemów informatycznych uczelni (integracja z POL-on),
zapewnienia wysokiej jakości danych przekazywanych do systemu,
zmian w organizacji procesów związanych z dyplomowaniem,
przygotowania pracowników administracji do nowych procedur.

📅 Co dalej?

Projekt znajduje się na etapie prac legislacyjnych. Z uwagi na planowane wejście w życie nowych przepisów od 30 czerwca 2026 r., uczelnie powinny już teraz rozpocząć analizę wpływu zmian na swoje procesy i systemy.

🟣 Działania informacyjne OPI

W związku z planowanymi zmianami Ośrodek Przetwarzania Informacji – Państwowy Instytut Badawczy rozpoczął działania informacyjne dla środowiska akademickiego.

Zachęcamy do zapoznania się z materiałami oraz informacją o spotkaniach wprowadzających:
👉 https://polon.nauka.gov.pl/aktualnosci/spotkanie-wprowadzajace-dyplomy-elektroniczne-w-szkolnictwie-wyzszym-jak-przygotowac-uczelnie-na-zmiany/

🟢 Zaproszenie na szkolenie AMS

Zmiany związane z cyfryzacją procesów w szkolnictwie wyższym – w tym wprowadzeniem e-dyplomów – będą jednym z kluczowych tematów naszego najbliższego szkolenia.

📍 Szkolenie stacjonarne w Krakowie w dniach 21–22 maja 2026 r.

W programie m.in.: