Od 1 stycznia 2025 r. zarówno uczelnie publiczne, jak i niepublicznie mają co do zasady obowiązek stosowania przepisów ustawy o doręczeniach elektronicznych. Na czym ten obowiązek w istocie polega i czy uczelnie mogą od nowych obowiązków jednak odstąpić? O tym na szczegółowo w niniejszym wpisie.
Czym są e-doręczenia?
E-doręczenia to usługa polegająca na przesyłaniu korespondencji urzędowej w formie elektronicznej, zapewniająca pewność co do tożsamości nadawcy i odbiorcy, a także gwarantująca integralność oraz bezpieczeństwo przesyłanych danych. Są one elektronicznym odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Podstawę prawną ich funkcjonowania stanowią ustawa o doręczeniach elektronicznych (UDE)[1] oraz rozporządzenie UE eIDAS[2]. Założeniem nowych przepisów było zobligowanie podmiotów publicznych (od 1 stycznia 2025 r. do tej grupy zalicza się również uczelnie niepubliczne) do stosowania jednolitych zasad doręczenia przesyłek wymagających potwierdzenia ich nadania lub doręczenia w formie elektronicznej za pośrednictwem jednej z dwóch usług oferowanych przez Pocztę Polską. W przypadku, gdy adresat posiada adres w Bazie Adresów Elektronicznych (BAE) doręczenia ma następować za pośrednictwem usługi Publicznego Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE). Jeśli adresat takiego adresu nie posiada podmioty publiczne są co do zasady zobowiązane do doręczenia korzystać z Publicznej Usługi Hybrydowej (PUH). Jako jedną z największych innowacji w stosunku do dotychczasowego doręczenia z pośrednictwem systemu EPUAP miało być zobligowanie wszystkich podmiotów publicznych do stosowania jednego systemu teleinformatycznego. Tak się jednak nie stało, gdyż już na mocy nowelizacji z 2022 r. zmianie uległa treść art. 39 kodeksu postepowania administracyjnego[3] i dopuszczono możliwość doręczenia pism na konto w systemie organu.
Doręczenie pism w świetle KPA i PSWiN
Zgodnie z obecnie obowiązującym brzmieniem art. 39 § 1 k.p.a. „Organ administracji publicznej doręcza pisma na adres do doręczeń elektronicznych, o którym mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, zwany dalej „adresem do doręczeń elektronicznych”, chyba że doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu albo w siedzibie organu”.
Powyższa regulacja dopuszcza więc wprost możliwość niedoręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych (ani, też za pośrednictwem PUH) jeżeli doręczenie następuje na konto w systemie teleinformatycznym organu. Pojawia się jednak pytanie, czy jest to samodzielna podstawa prawna do stosowania takiego systemu, czy taka możliwość powinna wynikać z przepisu szczególnego?
W przypadku uczelni taka regulacja została przewidziana w art. 358a ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571) – dalej PSWiN. Zgodnie z powyższym przepisem uczelnie mogą wykorzystywać system teleinformatyczny uczelni do doręczenia i wnoszenia pism utrwalonych w postaci elektronicznej, w szczególności w zakresie przyjęcia na studia i do szkół doktorskich, w sprawach stypendialnych, skreślenia z listy studentów i doktorantów czy też przyjmowania i zwalniania z opłat cudzoziemców na podstawie decyzji administracyjnej rektora. System ten musi spełniać określone warunki techniczne i organizacyjne wynikające z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. Już ten wymóg w praktyce okazał się dużym wyzwaniem dla uczelnianych systemów. Z punktu widzenia skuteczności doręczania i wnoszenia pism szczególną uwagę należ zwrócić na art. 358a ust. 3 PSWiN. Zgodnie z tym przepisem system zapewnia możliwość wygenerowania potwierdzenia wniesienia i doręczenia pisma w sprawach, o których mowa w art. 72 ust. 2-4, art. 86 ust. 1 pkt 1-4, art. 108 ust. 3, art. 178 ust. 1 pkt 1, art. 200 ust. 4 i 5, art. 203 ust. 3, art. 323 ust. 1 pkt 6 i art. 324 ust. 1 pkt 1, zawierającego dane odpowiadające danym zawartym w dokumentach potwierdzających wnoszenie i doręczanie pism zgodnie z przepisami Kpa. Należy zwrócić uwagę, że obecne brzmienie Kodeksu postępowania administracyjnego takich przepisów nie zawiera[4] i zastosowanie powinien znaleźć art. 41 UDE, który to przepis reguluje kwestie dowodów otrzymania w rozumieniu ustawy o doręczeniach elektronicznych. Przepisy Kodeksu wprowadzają jednak konieczność generowania przez system teleinformatyczny dowodu otrzymania dla skuteczności wniesieniu lub doręczenia pisma w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 61 § 3a k.p.a. datą wszczęcia postępowania na żądanie strony wniesione drogą elektroniczną jest dzień wystawienia dowodu otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Jeśli więc system takiego potwierdzenia wpływu wniosku nie generuje, nie może być wykorzystywany do składania pism inicjujących postępowanie administracyjne, w szczególności wniosków stypendialnych. Podobnie w przypadku postępowania odwoławczego system również będzie musiał takie dowody otrzymania generować, aby środek zaskarżenia mógł być skutecznie złożony a termin był przez stronę zachowany. Zgodnie bowiem z art. 57 § 5 pkt 1 k.p.a. termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało wysłane na adres do doręczeń elektronicznych organu administracji publicznej, a nadawca otrzymał dowód otrzymania, o którym mowa w art. 41 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych.
Należy zwrócić uwagę, że art. 57 § 5 pkt 1 k.p.a. nie reguluje kwestii zachowania terminu w przypadku składania pism za pośrednictwem systemu teleinformatycznego organu. Wydaje się jednak, że jest to niedopatrzenie ustawodawcy. W świetle art. 63 § 1 k.p.a podania (w tym odwołania) utrwalone w postaci elektronicznej wnosi się na adres do doręczeń elektronicznych lub za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej. Ustawodawca przewidział więc wprost możliwość wnoszenia podań, w tym odwołań za pośrednictwem konta w systemie teleinformatycznym organu.
Przepisy k.p.a. wprowadzają jedynie możliwość wnoszenia pism elektronicznie i to strona decyduje o tym w jakiej formie chce złożyć podanie. W przypadku uczelni może być to jednak obowiązek. Zgodnie z art. 358 ust. 4 PSWiN warunkiem wnoszenia i doręczania pism przy wykorzystaniu systemu, jest udostępnienie przez uczelnię w BIP na swojej stronie podmiotowej informacji o używaniu tego systemu ze wskazaniem terminu, od którego system będzie wykorzystywany. Termin wskazany w informacji nie może być krótszy niż 30 dni od dnia udostępnienia informacji. Po upływie tego terminu wnoszenie i doręczanie pism następuje wyłącznie w systemie.
Powyższa regulacja stanowi więc wyjątek od ogólnej regulacji zawartej w przywołanym wyżej art. 63 § 1 k.p.a. i jako jedyny sposób wnoszenia pism w sprawach, w którym uczelnia zmierza wykorzystywać swój system teleinformatyczny przewiduje ich wnoszenie przez ten system. Należy przyjąć, że dotyczy to również odwołań i wniosków o ponowne rozpatrzenie sprawy, gdyż środki zaskarżenia są wnoszenie w tej samej sprawie administracyjnej. To co w założeniu miało ułatwić obsługę spraw administracyjnych na uczelniach okazało się jednak dużym wyzwaniem systemowym. Większość obecnie funkcjonujących na rynku systemów nie przewiduje bowiem możliwość składania za ich pośrednictwem skutecznych prawnie i uwzględniających wymogi k.p.a. środków zaskarżenia.
Przenosząc powyższe rozważania na praktykę uczelnianą należy podkreślić, że najlepszym i najbezpieczniejszym z punktu widzenia prawnego rozwiązaniem byłoby powołanie się przez uczelnię na art. 358a PSWiN i ogłoszenie w BIP, że w danej kategorii spraw uczelnia będzie używać swojego systemu teleinformatycznego. Do tego konieczne jest jednak, aby system ten generował dowody otrzymania zarówno w przypadku wnoszenia jak i doręczenia pism. Musi również zapewniać możliwość składania z pośrednictwem tego systemu pism w postepowaniach odwoławczych i innych pism w sprawach, w szczególności wezwań i zawiadomień.
Alternatywa dla Uczelni
Jak wskazano wyżej obecne brzmienie przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego zarówno do doręczenia jak i wnoszenia pism przewiduje możliwość wykorzystywania systemu teleinformatycznego organu. Nie mogąc jednak powołać się na art. 358a PSWN należy rozważyć powołanie się na regulacje szczegółowe zawarte w ustawie Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Zgodnie z art. 70 ust. 1 PSWiN uczelnia ustala warunki, tryb oraz termin rozpoczęcia i zakończenia rekrutacji oraz sposób jej przeprowadzenia. Uchwała senatu jest udostępniana nie później niż do dnia 30 czerwca roku poprzedzającego rok akademicki, w którym ma się odbyć rekrutacja (…). Wydaje się jak najbardziej uzasadnione, aby w ramach regulowania wspomnianego wyżej trybu i sposobu przeprowadzania rekrutacji na studia uczelnia mogła wskazać, że doręczenie decyzji rekrutacyjnych (co do zasady są to jedynie decyzje o odmowie przyjęcia na studia) następowało na konto w systemie rekrutacyjnym uczelni, nawet jeśli system ten nie spełnia wszystkich wymogów przewidzianych w art. 358 a PSWiN w zakresie wnoszenia pism. W szczególności dopuszczalne wydaje się jedynie doręczenie decyzji wydanych w I instancji za pośrednictwem systemu pozostawiając postępowanie odwoławcze ogólnym zasadom wynikającym z k.p.a. Należy jednak pamiętać, że jeśli takie doręczenie ma wywoływać skutki prawne system musi generować dowód otrzymania w przypadku odebrania (czy też nieodebrania w terminie) decyzji przez kandydata zgodnie z zasadami przewidzianymi w art. 41 i 42 UDE.
Podobnie wygląda kwestia spraw stypendialnych. Zgodnie z art. 95 ust. 1 pkt 2 PSWiN regulamin świadczeń dla studentów określa szczegółowe kryteria i tryb przyznawania świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4, oraz zakwaterowania i wyżywienia, o których mowa w art. 104, oraz sposób wypłacania świadczeń, o których mowa w art. 86 ust. 1 pkt 1-4. Analogicznie jak w przypadku rekrutacji na studia w ramach regulowania trybu przyznawania świadczeń uczelnia może określić w regulaminie, że decyzje stypendialne będą doręczane na konto w systemie, co będzie w zgodzie z praktyką wielu polskich uczelni.[5]
W przypadku, gdy uczelnia nie dysponuje takim systemu lub z innych przyczyn nie chce z niego korzystać powinna, co do zasady do doręczenia pism wymagających potwierdzania ich wniesienia lub doręczenia wykorzystywać system E-doręczenia.
W tym kontekście należy zasygnalizować, że do końca 2025 roku, ten obowiązek nie jest obowiązkiem bezwzględnym. Należy w szczególności zwrócić uwagę na art. 147 UDE, którym do 31 grudnia 2025 r. wprowadzono okres przejściowy.
W pierwszej kolejności uczelnie nadal będą mogły korzystać z systemu Epuap m.in. w przypadku udzielania odpowiedzi na pisma złożone przez stronę na elektroniczną skrzynkę podawczą lub w przypadku, gdy strona nieposiadająca adresu do doręczeń elektronicznych zwróci się o doręczenie pism na konto w systemie EPUAP.
Kluczowe znaczenie dla okresu przejściowego będzie miał jednak art.147 ust. 5 UDE. Zgodnie z tym przepisem do dnia 31 grudnia 2025 r. przepisów art. 4 (doręczenie na adres do doręczeń elektronicznych) i art. 5 (PUH) nie stosuje się w przypadku gdy korespondencja nie może być doręczona na adres do doręczeń elektronicznych albo z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej ze względu na przesłanki organizacyjne. Istnienie przesłanek organizacyjnych ocenia nadawca[6] W praktyce oznacza to, że jeśli z przyczyn organizacyjnych uczelnia nie będzie mogła zastosować usługi PURDE i PUH, to przynajmniej do 31 grudnia 2025 r. będzie mogła nadal korzystać z dotychczasowych form doręczeń pism.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych to z pewnością duży krok w stronę cyfryzacji. Wydaje się, że choć nowe przepisy wprowadzają liczne wyzwania i wątpliwości, odpowiednie przygotowanie oraz skorzystanie z okresu przejściowego pozwolą uczelniom na sprawne wdrożenie nowych rozwiązań. Kluczowe jest świadome i systematyczne podejście do realizacji nowych obowiązków, by zapewnić zgodność z przepisami oraz usprawnić działalność uczelni. Wdrażając doręczenia elektroniczne należy jednak pamiętać, że samo wnoszenie i doręczenie to tylko część wyzwania. Równie ważne jest pamiętanie o konieczności zgodnego z przepisami ewidencjonowania, przechowywania i ochrony przed uszkodzeniem lub utratą powstającej w uczelni dokumentacji. Ciężko bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której korespondencja z podmiotowymi zewnętrznymi będzie prowadzona wyłącznie elektronicznie a obieg dokumentacji i sposób przechowywania określony w instrukcji kancelaryjnej nadal będzie wyłącznie papierowy. Konieczne więc wydaje się wdrożenie elektronicznego zarządzania dokumentacją, co w praktyce może okazać się dużo większym wyzwaniem niż doręczenia elektroniczne.
[1] Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045, z późn. zm.).
[2] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73 z późn. zm.).
[3] Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 572).
[4] Art. 63 § 5 został uchylony przez art. 61 pkt 17 lit. f ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. (Dz. U. z 2020 r. poz. 2320) z dniem 5 października 2021 r.
[5] Do 31 grudnia 2024 r. formalnie takie działanie wymagało jednak zgody studenta
[6] Art. 147 ust. 5 dodany ustawą z dnia 21 listopada 2024 r. o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. poz. 1841)
Data publikacji: 20 stycznia 2025 r.
Piotr Szumliński