E-dyplomy już z nami. 30 czerwca 2026 r. ruszyło RDE – co to oznacza dla uczelni?

Strona główna » Blog » E-dyplomy już z nami. 30 czerwca 2026 r. ruszyło RDE – co to oznacza dla uczelni?

20 lipca, 2026

30 czerwca 2026 r. uruchomione zostało produkcyjnie Repozytorium Dyplomów Elektronicznych (RDE) – nowy moduł systemu POL-on.

Od tego dnia podmioty wydające dyplomy mogą rejestrować w RDE dokumenty w postaci elektronicznej. Na razie jest to rozwiązanie dobrowolne. Od 1 stycznia 2027 r. elektroniczna postać dyplomu ukończenia studiów i suplementu do dyplomu stanie się jednak podstawową i obowiązkową postacią tych dokumentów.

Mamy więc półroczny okres, który – naszym zdaniem – należy traktować przede wszystkim jako czas rzeczywistego wdrożenia nowych rozwiązań na uczelniach, a nie okres oczekiwania na ich wejście w życie.

Warto podkreślić, że samo RDE to nie tylko nowy moduł POL-on. To zmiana, która dotyka jednocześnie:

przepisów prawa,
organizacji pracy uczelni,
systemów informatycznych,
jakości danych w POL-on,
procedur związanych z wydawaniem dokumentów,
kwalifikowanych podpisów elektronicznych,
komunikacji ze studentami i absolwentami,
a także archiwizacji dokumentacji.

I właśnie teraz zaczyna się najciekawszy etap – sprawdzenie, jak rozwiązania zaprojektowane w przepisach i systemie zadziałają w praktyce kilkuset bardzo różnych uczelni.

RDE zostało uruchomione. Co właściwie się zmieniło?

Repozytorium Dyplomów Elektronicznych umożliwia wydawanie m.in.:

dyplomów ukończenia studiów,
suplementów do dyplomów,
dyplomów doktorskich,
dyplomów habilitacyjnych,
odpisów tych dokumentów.

RDE jest częścią systemu POL-on. Dokumenty mogą być przygotowywane bezpośrednio w jego interfejsie albo przekazywane z systemów uczelnianych poprzez integrację. POL-on udostępnia obecnie osobne obszary dotyczące konfiguracji dokumentów, integracji, wydawania dokumentów oraz ich podpisywania.

Dokument elektroniczny nie jest przy tym zwykłym „PDF-em z dyplomem”. Proces jego utworzenia, podpisania i zarejestrowania został powiązany z RDE, danymi zgromadzonymi w POL-on oraz kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi osób upoważnionych. Dokumenty mogą być również podpisywane grupowo, a system przewiduje zarówno wykorzystanie aplikacji dostawcy podpisu kwalifikowanego, jak i aplikacji Podpis OPI.

Wdrożenie e-dyplomów wymagało zmian w przepisach

Uruchomienie RDE nie było wyłącznie przedsięwzięciem technicznym. Konieczne było także dostosowanie przepisów wykonawczych, które weszły w życie 30 czerwca br.

1. Zmiana rozporządzenia w sprawie studiów

19 czerwca 2026 r. wydane zostało rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego zmieniające rozporządzenie w sprawie studiów, opublikowane 24 czerwca 2026 r. Zmiana dostosowała przepisy dotyczące dokumentacji przebiegu studiów do funkcjonowania RDE.

W aktach studenta pojawiają się m.in. informacje o wydaniu dyplomu i suplementu w RDE wraz z identyfikatorem dokumentu w RDE. Zmienione zostały także regulacje odnoszące się do dokumentów papierowych i ich przechowywania w teczce studenta. To pokazuje, że wdrożenie RDE nie ograniczono wyłącznie do momentu wygenerowania elektronicznego dyplomu. Konsekwencje zmian sięgają także sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów.

2. Nowe rozporządzenie w sprawie danych przetwarzanych w POL-on

Drugim kluczowym aktem jest nowe rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 czerwca 2026 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on, opublikowane 19 czerwca 2026 r. w Dz.U. pod poz. 811.

To rozporządzenie ma dla RDE fundamentalne znaczenie. Określa m.in. dane przetwarzane w systemie, wymagania odnoszące się do dokumentów elektronicznych oraz zasady funkcjonowania nowych procesów w POL-on.

Równolegle opublikowano dokumentację techniczną RDE, która, zgodnie z zapowiedzią OPI, będzie rozwijana.

A teraz zaczyna się praktyka

Do tej pory o e-dyplomach przede wszystkim czytaliśmy, analizowaliśmy przepisy, uczestniczyliśmy w prezentacjach RDE, przeglądaliśmy instrukcje oraz dokumentację techniczną. Od 30 czerwca 2026 r. można już jednak obserwować, jak rozwiązania te funkcjonują w rzeczywistych procesach uczelnianych.

I tutaj zaczynają pojawiać się pytania. Niektóre dotyczą samego systemu. Inne – interpretacji przepisów. Jeszcze inne tego, jak całą zmianę organizacyjnie „poukładać” na uczelni.

1. RDE bardzo mocno uzależnia wydanie dokumentu od jakości danych

To chyba jedna z najważniejszych zmian z punktu widzenia codziennej pracy. W tradycyjnym procesie przygotowywania dyplomu wiele danych pochodziło przede wszystkim z systemu uczelnianego. W RDE część informacji jest powiązana z danymi znajdującymi się już w POL-on.

A to oznacza, że błąd w danych źródłowych może zatrzymać albo znacząco utrudnić proces przygotowania dokumentu.

Dlatego przygotowanie do e-dyplomów powinno obejmować nie tylko sprawdzenie samego RDE, ale również odpowiedź na pytania:

Czy dane w POL-on są kompletne?
Czy odpowiadają danym w systemie dziekanatowym?
Kto odpowiada za ich poprawienie?
Jak szybko błąd może zostać skorygowany?
Jak będzie wyglądała komunikacja między dziekanatem, osobami raportującymi do POL-on i IT?

To może się wydawać technicznym detalem. W praktyce może okazać się jednym z najważniejszych elementów całego procesu.

2. Dwa systemy, jeden dokument – kto odpowiada za zgodność danych?

Wiele uczelni nie będzie przygotowywać każdego dokumentu ręcznie bezpośrednio w RDE. Naturalnym kierunkiem jest integracja RDE z wykorzystywanym przez uczelnię systemem do obsługi toku studiów.

I tutaj pojawia się kolejny obszar ryzyka. Jeżeli dokument powstaje na podstawie danych z kilku źródeł, trzeba jednoznacznie ustalić:

który system jest systemem źródłowym dla konkretnej informacji?

Co stanie się, jeżeli:

w systemie uczelni znajduje się jedna wartość,
w POL-on druga,
a przy przygotowaniu dokumentu pojawia się walidacja?

Kto będzie rozstrzygał, która informacja jest prawidłowa? I przede wszystkim – czy uczelnie mają już procedurę obsługi takich przypadków?

3. Integracja z RDE to nie tylko zadanie działu IT

Można odnieść wrażenie, że skoro RDE jest systemem informatycznym, jego wdrożenie powinno przede wszystkim trafić do informatyków.

Naszym zdaniem byłby to błąd. Dział IT może przygotować integrację. Ale IT nie zdecyduje:

jakie informacje powinny znaleźć się na dyplomie,
kto jest uprawniony do podpisania dokumentu,
kto odpowiada za weryfikację danych,
kiedy dokument może zostać przekazany do podpisu,
kto reaguje w przypadku błędu,
jak obsługiwać dokument papierowy,
ani jakie dokumenty i informacje powinny znaleźć się w teczce studenta.

RDE wymaga współpracy administracji zajmującej się kształceniem, osób odpowiedzialnych za POL-on, informatyków, władz uczelni, a w części procesów również archiwum i obsługi prawnej.

To zdecydowanie nie jest projekt „jednego działu”.

4. Osoby upoważnione i podpis kwalifikowany – drobiazg, który może zatrzymać cały proces

RDE zostało powiązane z modułem Osoby upoważnione do podpisywania dokumentów. Samo posiadanie przez rektora czy inną osobę podpisu kwalifikowanego nie wystarczy. W systemie należy m.in. odpowiednio zarejestrować osobę, zakres dokumentów, które może podpisywać, oraz certyfikat podpisu. Do podpisania dokumentu potrzebna jest również odpowiednia rola w systemie POL-on.

To oznacza, że przed pierwszą „sesją dyplomową” warto przeprowadzić cały proces testowo. Bo brak właściwego certyfikatu, roli albo nieprawidłowe przypisanie rodzaju dokumentu do osoby podpisującej może nie być problemem widocznym kilka miesięcy wcześniej. Może ujawnić się dopiero wtedy, gdy kilkaset dyplomów będzie czekało na podpis.

5. Dokument elektroniczny i dokument papierowy – dwa światy, które trzeba połączyć

Od 1 stycznia 2027 r. podstawowym dokumentem potwierdzającym ukończenie studiów będzie dokument elektroniczny. Papier jednak nie znika.

Ustawodawca pozostawił możliwość sporządzania dokumentów w postaci papierowej na zasadach określonych w przepisach ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym. W przypadku studiów wniosek o dokument papierowy będzie mógł złożyć tylko STUDENT, dlatego uczelnie muszą odpowiednio wcześnie poinformować studentów o nowych zasadach.

I tutaj pojawia się bardzo praktyczne pytanie: czy studenci będą wiedzieli, że od 2027 r. papierowy dyplom nie jest już automatycznie tym podstawowym dokumentem, który każdy otrzymuje po ukończeniu studiów?

Przez dziesięciolecia model był prosty: kończę studia → odbieram dyplom. Od 2027 r. logika procesu się zmienia.

Dlatego nowe procedury powinny być przygotowane nie tylko dla pracowników uczelni, ale również bardzo jasno zakomunikowane studentom jeszcze przed ukończeniem studiów.

6. A co z różnicami między dokumentem elektronicznym a papierowym?

Cyfryzacja dokumentów przynosi również mniej oczywiste problemy. Jednym z nich jest chociażby sposób prezentowania danych osobowych. Elektroniczny dokument funkcjonuje jako ustrukturyzowany dokument zawierający dane według określonych zasad, natomiast dokument papierowy ma także swoją warstwę językową i wizualną. W praktyce oznacza to konieczność pogodzenia dwóch sposobów prezentacji tych samych informacji.

To dobry przykład szerszego problemu: e-dyplom nie jest po prostu cyfrowym odpowiednikiem dotychczasowego papierowego druku. To nowy sposób tworzenia, przechowywania, podpisywania, wydawania i weryfikowania dokumentu. Dlatego próba prostego odwzorowania dotychczasowej procedury „1:1” może nie wystarczyć.

7. Jak obsługiwać błędy po wydaniu dokumentu?

To temat, który – naszym zdaniem – będzie jednym z ciekawszych obszarów praktyki RDE. W papierowym świecie uczelnie mają wypracowane procedury dotyczące: sprostowania danych, wymiany dokumentu, wydawania duplikatów, postępowania w przypadku błędu.

W RDE pojawia się jednak dodatkowa warstwa: dokument zarejestrowany w repozytorium posiada własny identyfikator i określony status. Trzeba zatem precyzyjnie wiedzieć:

kiedy poprawiamy dane źródłowe,
kiedy unieważniamy dokument,
kiedy przygotowujemy nowy dokument,
co pozostaje w historii RDE
i jak dokumentujemy cały proces w uczelni.

Szczególnie interesujące będą przypadki, w których błąd zostanie zauważony dopiero po udostępnieniu dokumentu absolwentowi.

Tutaj praktyka uczelni prawdopodobnie bardzo szybko pokaże, które elementy wymagają dodatkowych wyjaśnień.

8. Czy uczelniane procedury nadążają za technologią?

Nowy system wymusza także bardzo prozaiczne pytanie: kto właściwie naciska poszczególne przyciski? Bo „uczelnia wydaje dyplom” brzmi dobrze w przepisie. W rzeczywistości proces może wyglądać tak:

dziekanat (sekretariat, biuro) przygotowuje dane → ktoś je weryfikuje → system uczelniany przekazuje dokument → dokument trafia do podpisu → osoba upoważniona podpisuje → pojawiają się walidacje → dokument jest rejestrowany → informacja o wydaniu trafia do dokumentacji.

Każdy z tych etapów powinien mieć: właściciela procesu, zastępstwo, określone uprawnienia, termin wykonania, sposób reagowania na błąd. Bez tego cyfryzacja może paradoksalnie zamiast uprościć proces – stworzyć kolejny obieg równoległy do dotychczasowego.

9. Konfiguracja dokumentów – decyzja techniczna czy merytoryczna?

RDE umożliwia konfigurację m.in.:

szablonów dokumentów,
wersji tłumaczeń,
słowników stałych,
etykiet,
słowników pomocniczych.

I tutaj również pojawia się ważne pytanie. Kto powinien odpowiadać za konfigurację? Administrator systemu? Dział kształcenia Dziekanat? IT? A może zespół wdrożeniowy? Bo część decyzji ma charakter techniczny, ale część jest zdecydowanie merytoryczna.

Błędna konfiguracja może zostać powielona w setkach dokumentów. Dlatego warto już teraz ustalić nie tylko kto ma dostęp do konfiguracji, ale także kto ją zatwierdza i kto odpowiada za jej przetestowanie.

10. Aktualizacje dokumentacji RDE – trzeba je śledzić

Wdrożenie produkcyjne nastąpiło 30 czerwca, ale system i jego dokumentacja będą rozwijane. W maju 2026 r. OPI opublikował dokumentację techniczną, obejmującą m.in. zmiany schematów XSD oraz dodatkowe przykłady dla integracji.

To bardzo istotne dla uczelni współpracujących z dostawcami systemów dziekanatowych. Nie wystarczy więc powiedzieć: „Dostawca systemu zajmuje się RDE”. Koniecznie warto wiedzieć na jakiej wersji dokumentacji pracuje,, kiedy planuje udostępnić integrację, co już działa, czego jeszcze nie wdrożył, kiedy będzie można rozpocząć testy, jak będzie wyglądała aktualizacja rozwiązania w przypadku kolejnych zmian po stronie RDE.

11. I jeszcze archiwizacja

Ten temat łatwo zostawić na koniec. A nie powinien być ostatni. Nowe rozwiązania zmieniają sposób funkcjonowania dokumentu, ale nie eliminują obowiązków dotyczących dokumentacji przebiegu studiów i jej przechowywania. Trzeba więc odpowiedzieć m.in. na pytania:

Co dokładnie będzie znajdowało się w teczce studenta?
Jak dokumentujemy wydanie e-dyplomu?
Co przechowujemy w systemie uczelnianym?
Co pozostaje wyłącznie w RDE?
Jak postępować z dokumentami papierowymi?
Jak wyglądać będzie dostęp do dokumentacji po wielu latach?

W rozporządzenie w sprawie studiów dostosowano zawartość teczki studenta do nowych rozwiązań – pojawiają się w niej m.in. informacje o wydaniu dokumentów w RDE wraz z ich identyfikatorami. Ale przełożenie tych przepisów na konkretny model dokumentacji w każdej uczelni nadal wymaga pracy, zwłaszcza aktualizacji instrukcji kancelaryjno-archiwizacyjnej i JRWA (jednolitego rzeczowego-wykazu akt).

Co naszym zdaniem uczelnie powinny zrobić już teraz?

Do 1 stycznia 2027 r. zostało niewiele czasu. I zdecydowanie nie warto rozpoczynać wdrożenia od pytania: „Kiedy dostawca systemu uruchomi nam e-dyplomy?” To tylko jeden element całej układanki. Naszym zdaniem już teraz warto rozpocząć działania w co najmniej następujących obszarach:

✅ Zapoznanie się z RDE w systemie POL-on

Nie tylko przeczytanie instrukcji. Warto wejść do modułu, zobaczyć dostępne role, konfigurację dokumentów, przygotowanie dokumentu, walidacje, proces podpisywania i rejestracji. Dobrze, aby znała go więcej niż jedna osoba w uczelni.

✅ Decyzje formalne i organizacyjne + wewnętrzne procedury

Warto już teraz ustalić:

kto przygotowuje dokument,
kto weryfikuje dane,
kto odpowiada za konfigurację,
kto podpisuje dokument,
kto reaguje na błędy,
kto odpowiada za POL-on,
kto kontaktuje się z dostawcą systemu,
kto odpowiada za dokumenty papierowe,
kto aktualizuje procedury i regulacje wewnętrzne.

Im wcześniej uczelnia opisze cały proces od początku do końca, tym mniej niespodzianek pojawi się w styczniu.

✅ Weryfikacja danych w POL-on i systemie uczelni do obsługi studiów

Nie czekajmy z tym do pierwszego dokumentu. Warto przeanalizować:

jakie dane będą wykorzystywane w RDE,
skąd pochodzą,
czy są kompletne,
czy dane w obu systemach są zgodne,
jak wygląda procedura korekty.

To może być jeden z najbardziej czasochłonnych elementów przygotowania.

✅ Przygotowanie uczelnianych systemów + kontakt z dostawcą

Już teraz warto zapytać dostawcę systemu uczelnianego:

Kiedy będzie gotowa integracja z RDE?
Jakie funkcje obejmie?
Które czynności pozostaną po stronie POL-on?
Kiedy będzie można rozpocząć testy?
Jak wyglądać będzie harmonogram wdrożenia?

Nie zakładajmy automatycznie, że „system będzie gotowy na 1 stycznia”. Uczelnia powinna mieć czas na jego realne przetestowanie.

✅ Komunikaty i procedury dla studentów, absolwentów oraz osób ubiegających się o stopień

To bardzo ważny element. Dla studentów będzie to duża zmiana w stosunku do modelu, który znają od lat. Powinni wiedzieć m.in.: czym jest e-dyplom, gdzie będzie dostępny, jak można go pobrać, jak można zweryfikować jego autentyczność, kiedy można wystąpić o dokument papierowy, jak wygląda kwestia odpisów, gdzie zgłosić ewentualny błąd.

Pierwsze komunikaty warto przygotować jeszcze przed rozpoczęciem sesji dyplomowych obejmujących absolwentów kończących studia po 1 stycznia 2027 r.

✅ Testy przed obowiązkowym wdrożeniem

Okres od 30 czerwca do 31 grudnia 2026 r. nie bez powodu został pozostawiony jako okres dobrowolnego korzystania z nowych rozwiązań. Warto go wykorzystać i przetestować konfigurację, przygotowanie dokumentu, walidacje, integrację, podpis, uprawnienia, cały obieg dokumentu, sytuację, w której pojawia się błąd.

Najlepiej wykryć problem przy kilku dokumentach testowych, a nie przy kilkuset dyplomach przygotowywanych w styczniu.

✅ Archiwizacja

Wreszcie podczas projektowania procesu trzeba ustalić co będzie przechowywane, gdzie, przez jaki czas, w jakiej postaci, kto odpowiada za dostęp oraz jak nowe rozwiązania będą współgrały z dotychczasowymi zasadami prowadzenia dokumentacji przebiegu studiów.

30 czerwca to nie koniec wdrożenia. To jego początek.

Uruchomienie Repozytorium Dyplomów Elektronicznych jest jednym z najważniejszych etapów cyfryzacji dokumentacji w polskim szkolnictwie wyższym. Ale naszym zdaniem najciekawsze dopiero przed nami.

Najbliższe miesiące pokażą jak RDE działa przy rzeczywistych procesach uczelnianych, które walidacje będą powodowały najwięcej problemów, jak sprawdzą się integracje, jak uczelnie podzielą odpowiedzialność za poszczególne etapy, jakie problemy pojawią się przy wydawaniu pierwszych dokumentów, i czy wszystkie rozwiązania przyjęte w przepisach okażą się równie dobre w praktyce.

W AMS Pracowni Szkoleniowej będziemy ten proces bardzo uważnie obserwować. Będziemy śledzić kolejne zmiany w RDE, aktualizacje dokumentacji, wyjaśnienia Ministerstwa i OPI, ale przede wszystkim doświadczenia samych uczelni. Bo dopiero one pokażą, gdzie rzeczywiście znajdują się największe problemy.

A jedno możemy powiedzieć już dzisiaj: 1 stycznia 2027 r. jest zdecydowanie za blisko, żeby wdrożenie e-dyplomów odkładać na później.

Zachęcamy więc bardzo gorąco do bieżącego śledzenia stron OPI PIB, w szczególności: