Cyfryzacja szkolnictwa wyższego przyspiesza. Po latach stopniowych zmian legislacyjnych Polska wchodzi w etap, w którym dyplomy ukończenia studiów, dyplomy doktorskie i habilitacyjne oraz suplementy do dyplomów będą wydawane w postaci elektronicznej. To zmiana o dużym znaczeniu – zarówno dla uczelni, jak i absolwentów.
E-dyplomy w polskim systemie prawnym
Przypomnijmy króciutko, że podstawy prawne wprowadzenia e-dyplomów przyjęto pod koniec sierpnia 2023 r. na mocy ustawy z dnia 30 sierpnia 2023 r. o zmianie ustawy – Prawo oświatowe oraz niektórych innych ustaw. Warto jednak zauważyć, że propozycje konkretnych zapisów prawnych pojawiły się dopiero na etapie prac parlamentarnych w Sejmie na podstawie poprawki poselskiej i nie były przedmiotem jakichkolwiek konsultacji społecznych.
Przyjęte w 2023 r. rozwiązania zakładały, że:
- podstawową postacią dyplomu ukończenia studiów, dyplomu doktorskiego i habilitacyjnego oraz suplementu do dyplomów będzie postać elektroniczna
- wersję papierową dyplomu można uzyskać na wniosek studenta lub absolwenta za odpłatnością
- czas na wydanie dyplomu, zarówno w postaci elektronicznej, jaki w postaci papierowej miał pozostać bez zmian, tj. 30 dni od ukończenia studiów
- dokumenty cyfrowe będą sporządzane za pośrednictwem ogólnopolskiego repozytorium dyplomów elektronicznych (RDE) dostępnego w ramach Systemu POL-on, które miało stać się centralnym miejscem przechowywania i udostępniania e-dyplomów
- dokumenty elektroniczne będą musiał być opatrzone kwalifikowanym podpisem i pieczęcią elektroniczną repozytorium z kwalifikowanym znacznikiem czasu, co gwarantuje ich autentyczność i trwałość
- niezbędne elementy dyplomów w postaci elektronicznej, szczegółowe wymagania techniczne, sposób wydawania dyplomów cyfrowych, sposób wprowadzania dyplomów do repozytorium, a także specyfikację formatu danych miał określić Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego w drodze rozporządzeń wykonawczych
- utworzenie Portalu Edukacji i Nauki wraz z kontem internetowym oraz Portfela Poświadczeń Cyfrowych umożliwiającym obywatelom logowanie się do tego portalu oraz uzyskanie dostępu do usług i danych edukacyjnych świadczonych za jego pomocą
- cyfrowa era dyplomów miała nastać od 1 stycznia 2026 r. (ponad 2-letni okres vacatio legis), co oznaczało, że dokumenty cyfrowe będą wydawane dla absolwentów, którzy ukończą studia po tej dacie.
Nadchodzące zmiany – doprecyzowanie i przesunięcie terminów
W dniu 10 października br. do Sejmu wpłynął rządowy projekt ustawy zmieniającej ustawę o zmianie ustawy – Prawo oświatowe oraz niektórych innych ustaw, ustawę o systemie informacji oświatowej, ustawę – Prawo oświatowe oraz ustawę – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (ZOBACZ).
Celem zmian jest uproszczenie przepisów dotyczących e-dyplomów oraz przesunięcie terminów wdrożenia, jak również uporządkowanie zapisów rozproszonych dotychczas między Prawem o szkolnictwie wyższym, Prawem oświatowym i ustawą o systemie informacji oświatowej. Jak wskazuje Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego w uzasadnieniu projektu kolejnej nowelizacji, która właśnie wpłynęła do Sejmu, że zmiany z 2023 r. wprowadzono w sposób nieprawidłowy pod względem legislacyjnym (nieprecyzyjne rozdzielenie materii przepisów między ustawę Prawo oświatowe i ustawę PSWiN, dublowanie przepisów), prowadząc w ten sposób do znaczących wątpliwości interpretacyjnych, a nawet niemożności zastosowania poszczególnych rozwiązań legislacyjnych. Zmieniono także koncepcję w zakresie sposobu wydawania dyplomów w postaci elektronicznej, jak również zasad dostępu do repozytorium.
Tym razem, projekt zmian był poprzedzony szerokimi konsultacjami społecznymi (zobacz prace w Rządowym Centrum Legislacji).
Według aktualnych założeń:
- e-dyplomy mają być obowiązkowe od 1 stycznia 2027 r. (przesunięcie terminu o rok)
- repozytorium dyplomów elektronicznych ma zostać uruchomione do 30 czerwca 2026 r., co umożliwi uczelniom wdrożenie e-dyplomów
- dyplomy elektroniczne będą dostępne w mObywatelu
- będzie możliwa natychmiastowa weryfikacja autentyczności dokumentów cyfrowych przez posiadaczy dyplomów oraz inne osoby i podmioty, którym będą one okazywane
Ponadto, wśród ważnych zmian w stosunku do rozwiązań przyjętych w 2023 r. obecnie proponuje się, aby:
- dokumenty w postaci papierowej były wydawane nieodpłatne i tylko na wniosek studenta – absolwent takiego wniosku nie będzie mógł już złożyć
- czas na wydanie dyplomu postaci papierowej wynosił 30 dni od dnia wydania dokumentu w postaci elektronicznej
- wzór dyplomu w postaci papierowej był nadal zatwierdzany nadal przez senat uczelni, zaś dane zawarte na dokumentach cyfrowych były określone w rozporządzeniu dot. POL-on
- dodatkowe odpisy dyplomów ukończenia studiów wyższych oraz suplement do dyplomu w postaci papierowej były nadal wydawane na wniosek absolwenta złożony w terminie 10 lat od dnia ukończenia studiów
- zrezygnować z języka kształcenia w przypadku odpisów w językach obcych, otrzymując jednak zasadę, że dyplom może być wydany w jednym z pięciu języków na wniosek studenta lub absolwenta: angielskim, niemieckim, hiszpańskim, francuskim oraz rosyjskim, zaś suplement – tylko w języku angielski
- nadal będzie można wnioskować o papierowy dyplom i suplement – dla tych, którzy potrzebują tradycyjnej formy.
Co oznacza wprowadzenie e-dyplomów dla uczelni? Kluczowe wyzwania dla uczelni
Wdrożenie e-dyplomów to nie tylko zmiana prawna, lecz także wyzwanie organizacyjne, techniczne i proceduralne. To proces, który będzie wymagał:
- adaptacji systemów informatycznych, za pomocą których dotychczas były wydawane dyplomy i suplementy i zapewnienia bezpieczeństwa danych – kluczowa będzie współpraca z dostawcami systemów IT w kontekście integracji z systemem POL-on; to z kolei będzie generować koszty, więc już teraz warto przemyśleć i przewidzieć finansowanie w budżetach uczelni na przyszły rok
- zachowania dyscypliny danych przekazywanych do systemu POL-on, w oparciu o które będą wydawane e-dyplomy i e-suplementy
- przygotowania nowych procedur administracyjnych – już teraz warto wypracować procedury dotyczące składania wniosków o wersję papierową, wydawanie odpisów, uwierzytelnienia absolwenta, obsługi repozytorium i współpracy jednostek administracyjnych w uczelni oraz szkoleń dla pracowników uczelni odpowiedzialnych za sporządzanie i wydawanie dyplomów i suplementów
- szerokiej kampanii informacyjnej dla studentów o zmianach: konsekwencjach wyboru wersji papierowej, terminach składania wniosków, sposobie dostępu do e-dyplomów i ich weryfikacji. Przygotowanie materiałów informacyjnych dla studentów i absolwentów — FAQ, instrukcje dostępu do e-dyplomów, wzory wniosków o wersje papierowe.
- Transparentność w tym procesie jest kluczowa, aby uniknąć frustracji absolwentów.
- komunikacji z absolwentami i pracodawcami, którzy muszą wiedzieć, jak korzystać z nowych rozwiązań w zakresie odbioru dokumentów w postaci elektronicznej oraz weryfikacji ich autentyczności
Nierozstrzygnięte kwestie i wątpliwości praktyczne
Wprowadzenie e-dyplomów do systemu szkolnictwa wyższego to niewątpliwie ważny i potrzebny krok w stronę cyfryzacji procesów i uproszczenia obsługi studentów i absolwentów. W świetle najnowszych propozycji zmian przepisów nadal jednak rodzą się pytania, na które odpowiedź – przynajmniej na tym etapie – nie wydaje się b być do końca jasna. Część z nich ma charakter techniczny, część organizacyjny, a część dotyczy interpretacji przepisów.
Jak będzie wyglądał e-dyplom i e-suplement?
W świetle jeszcze nadal obowiązujących wzory dyplomów (zarówno ukończenia studiów wyższych, jak i dyplomy doktorskiej i habilitacyjne) są ustalane i zatwierdzane przez uczelnie oraz tzw. podmioty doktoryzujące i habilitujące, zaś Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego narzuca jedynie niezbędne elementy tych dokumentów. W praktyce to oznacza, że w przypadku układ strony, rozmieszczenie niezbędnych dodatkowych elementów dyplom, jak również szata graficzna, rodzaj używanych czcionek pozostają wyłączenie do decyzji podmiotów wydających dyplomy. Należy jednak szczególnie zwrócić uwagę, że obecnie dyplom ukończenia studiów wyższych jest dokumentem publicznym drugiej kategorii w rozumieniu ustawy o dokumentach publicznych, co oznacza, że blankiety, na których drukowane są treści dyplomów muszą spełniać wszystkie minimalne wymagania zabezpieczeń dokumentów publicznych przed fałszerstwem określone przez Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji. Każda uczelnia musiała więc uzyskać akceptację dotychczas używanego wzoru dyplomu albo rekomendację MSWiA w zakresie opracowania projektu wzoru dyplomu jako dokumentu publicznego wraz z określeniem zabezpieczeń przed fałszerstwem oraz wymagań dotyczących sposobu jego personalizacji lub indywidualizacji, zasady odbioru od wytwórcy wytworzonych dyplomów lub ich blankietów, sposobu ich wydawania, w tym także odpisów i duplikatów.
Dyplomy doktorskie i dyplomy habilitacyjne będą musiały spełniać takie wymagania od 28 marca 2027 r., kiedy to zostaną objęte wykazem dokumentów publicznych.
Zatem w przypadku dyplomów ukończenia studiów wyższych wzór dyplomu wprawdzie leży w gestii uczelni i ma zawierać niezbędne elementy, ale podlega jednak ocenie przez MSWiA z punktu widzenia systemu dokumentów publicznych.
Inaczej przedstawia się kwestia suplementu do dyplomu – jego wzór jest narzucony i ściśle określony – obecnie w załączniku nr 3 do rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów, gdzie wskazano m.in. strukturę i układ treści, jak również opis graficzny, format, rodzaj czcionek, rodzaj i gramatura papieru. (m.in. format po obcięciu A4 (210 x 297 mm), papier offsetowy biały, gramatura 80 g/m2, druk dwustronny w kolorze czarnym), jako dokument wielostronicowy jest zszywany w lewym górnym rogu. Warto także dodać, że suplement nie jest dokumentem publicznym.W świetle najnowszych propozycji zmian w przypadku e-dyplomu trudno dziś przesądzić jak będzie wyglądał wzór e-dyplomu i e-suplementu – wiemy, że wzór dyplomu w postaci papierowej ma nadal zatwierdzać senat uczelni, ale nie wiemy, czy zostanie wprowadzony jednolity wzór graficzny e-dyplomu obowiązujący wszystkie uczelnie, czy każda uczelnia zachowa pewną autonomię w kształtowaniu wyglądu dokumentu? w jakiej formie prezentowane będą oznaczenia uczelni (godło), czy wizualizacja e-dokumentu w repozytorium będzie tożsama z plikiem pobranym przez absolwenta?
Brak spójnych standardów może spowodować, że dokumenty różnych uczelni będą wyglądały odmiennie, co utrudni ich rozpoznawanie i ocenę wiarygodności przez pracodawców instytucje zewnętrzne – zwłaszcza zagraniczne.
„Byty dyplomowe” – czym będzie oryginał?
W świecie wprowadzenia dokumentów elektronicznych pojawia się pytanie, czym będzie „oryginału dokumentu”. Czy oryginałem będzie plik z kwalifikowanym podpisem i pieczęcią elektroniczną, przechowywany w repozytorium? Czy za oryginał uznamy każdą wierną kopię pobraną przez absolwenta z repozytorium, skoro każda z nich będzie identyczna i opatrzona tym samym zestawem podpisów elektronicznych?
To zagadnienie ma konsekwencje praktyczne, m.in. dla nostryfikacji dyplomów za granicą, uznawania kwalifikacji zawodowych przez izby i stowarzyszenia, postępowań rekrutacyjnych na kolejne etapy studiów.
Papierologia stosowana
Z propozycji nowych przepisów wynika, że dyplom w formie papierowej będzie wydawany jedynie na wniosek student, czyli w praktyce do dnia ukończenia studiów. W praktyce pojawia się jednak szereg pytań:
• co w sytuacji, gdy student nie złoży wniosku przed obroną – czy uczelnia może (lub powinna) przyjąć go po fakcie?
• czy nadal będzie wymagany osobny wniosek o odpis dyplomu, czy może zostanie on wydany z urzędu?
• jak należy będzie traktować przypadki, gdy po kilku latach absolwent poprosi o wydanie egzemplarza papierowego – jako odpis, duplikat, czy nowy dokument?
Ponadto, jeśli student, czy absolwent będzie sobie życzył odpisu dyplomu w języku obcym, to również wymagane będzie złożenie wniosku. O ile do momentu ukończenia studiów, obsłużenie takiego wniosku nie powinna będzie nastręczać większych problemów, o tyle złożenie wniosku po obronie, zwłaszcza po kilku latach, będzie stanowić wyzwanie.
Bez doprecyzowania tych procedur uczelnie będą zmuszone do samodzielnego kształtowania praktyk, co może prowadzić do różnic interpretacyjnych.
Dokumentowanie przebiegu studiów
Kolejny obszar wątpliwości dotyczy sposobu dokumentowania przebiegu studiów w środowisku cyfrowym. Czy wraz z wprowadzeniem e-dyplomów uczelnie będą zobowiązane do pełnej cyfryzacji akt studenta? Czy dopuszczalny będzie model mieszany – część dokumentów papierowych, część elektronicznych – czy też docelowo cała dokumentacja ma być prowadzona w systemach teleinformatycznych uczelni? Wreszcie w jaki sposób w teczce akt osobowych studenta będzie odnotowane odebranie dyplomu – czy będzie to konieczne w aktach studenta, czy wystarczy rejestracja takiej informacji w RDE, a uczelnia jedynie taką informację do swojej dokumentacji?
Bez spójnych wytycznych trudno będzie zachować jednolitość praktyki w skali kraju, a kwestie te mogą stać się przedmiotem kontroli i interpretacji ze strony organów nadzorczych.
E-dyplomy i dyplomy papierowe po latach
Nie mniej istotne jest pytanie, co z dyplomami wydanymi w przeszłości.
Czy uczelnia, która wdroży e-dyplomy, będzie musiała wygenerować ich cyfrowe odpowiedniki dla absolwentów sprzed lat? Jeśli tak – czy taki dokument będzie miał status oryginału, odpisu, czy jedynie kopii informacyjnej?
W perspektywie kilkuletniej uczelnie staną przed koniecznością uregulowania kwestii:
• konwersji archiwalnych dokumentów na postać elektroniczną,
• wydawania e-odpisów na podstawie papierowych dyplomów,
• archiwizacji i udostępniania dawnych dokumentów w repozytorium.
Bez jasnych i spójnych regulacji uczelnie mogą stanąć przed wyzwaniami nie tylko technicznymi, ale również interpretacyjnymi i organizacyjnymi. Dopóki nie powstaną jednolite standardy prawne i techniczne oraz jasne mechanizmy potwierdzania autentyczności e-dyplomu w sposób zrozumiały dla instytucji krajowych i zagranicznych, mogą pojawiać się wątpliwości co do jego honorowania i uznawania za dokument w pełni równorzędny, rozpoznawalny i honorowany zarówno w kraju, jak i za granicą.
E-dyplomy w praktyce – krok w stronę nowoczesności
W erze cyfryzacji dokumentów i usług instytucji publicznych, cyfrowe wersje dokumentów stają się standardem w wielu dziedzinach. Wyzwania takie jak weryfikacja autentyczności, łatwy dostęp dla pracodawców i instytucji zagranicznych, trwałość dokumentu (odporność na fizyczne zużycie) oraz integracja z systemami elektronicznymi (np. aplikacje mobilne, portale edukacyjne) sprawiają, że cyfrowe dyplomy (e-dyplomy) są naturalnym kierunkiem rozwoju systemu kształcenia wyższego.
W dłuższej perspektywie e-dyplomy mogą stać się symbolem nowoczesnego, cyfrowego szkolnictwa wyższego — elastycznego, bezpiecznego i dostępnego globalnie. To istotny krok ku cyfrowemu, nowoczesnemu szkolnictwu wyższemu.
Przy odpowiednim przygotowaniu organizacyjnym, technicznym i prawnym może przynieść korzyści w postaci uproszczenia procedur, szybkiego i łatwego dostępu do dokumentów, lepszej weryfikowalności dokumentów i pełnej integracji z cyfrowymi usługami publicznymi.
Na bieżąco śledzimy więc losy nowelizacji ustawy, bacznie przyglądamy się i analizujemy konsekwencje dla uczelni wdrożenia e-dyplomów i towarzyszącym im regulacjom – zarówno od strony prawnej, jak i praktycznej.
Z niecierpliwością czekamy więc na finał prac legislacyjnych i publikację nowelizacji w Dzienniku Ustaw.
Aleksandra Matukin-Szumlińska
Data publikacji: 19 października 2025 r.