To szkolenie to praktyczne kompendium wiedzy dla dziekanatów, które chcą sprawnie przejść z modelu papierowego do cyfrowej obsługi studiów i spraw studenckich. Uczestnicy poznają zasady prowadzenia e-teczki studenckiej, stosowania e-doręczeń oraz przygotowania i wydawania dyplomów i suplementów – zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Szczególny nacisk położony jest na zgodność z przepisami, organizację dokumentacji oraz realne wyzwania wdrożeniowe w uczelniach. Szkolenie ma charakter praktyczny i obejmuje analizę przypadków oraz możliwość konsultacji indywidualnych.
ADRESACI SZKOLENIA:
=> kadra uczelni odpowiedzialna za obsługę studiów i spraw studenckich, w szczególności:
CELE SZKOLENIA:
=> przedstawienie zasad cyfrowej obsługi studiów i spraw studenckich, z uwzględnieniem najnowszych zmian prawnych
=> przygotowanie uczestników do wdrożenia e-teczki, e-doręczeń i e-dyplomów
=> omówienie zmian prawnych i ich wpływu na funkcjonowanie dziekanatów, sekretariatów i biur uczelni
=> wskazanie praktycznych rozwiązań w zakresie prowadzenia dokumentacji elektronicznej
=> identyfikacja najczęstszych błędów i ryzyk w procesach studenckich
UWAGA: na szkoleniu zostaną przedstawione nadchodzące zmiany w zakresie cyfrowych dyplomów i suplementów, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2027 r.
=> w ramach szkolenie będą m.in. przedstawiane i omawiane m.in.:
METODY PROWADZENIA ZAJĘĆ:
• forma wykładowo-warsztatowa, przy użyciu prezentacji multimedialnej, z interaktywnym udziałem uczestników szkolenia – dyskusja z trenerem, wymiana doświadczeń wynikających z praktyki związanej z tematem szkolenia. W ramach szkolenia prowadzone są także konsultacje indywidualne
PROGRAM SZKOLENIA
1. Podstawy prawne cyfrowej obsługi studiów i spraw studenckich
• wiadomości wstępne
• kluczowe akty prawne
• postacie dokumentów: dokument papierowy, dokument elektroniczny, odwzorowanie cyfrowe, dokument hybrydowy
2. Dokumentacja przebiegu studiów w postaci elektronicznej i papierowej
• pojęcie i znaczenie
• e-teczka studencka a teczka akt osobowych studenta w postaci papierowej
• elektroniczny obieg dokumentacji
• archiwizacja elektroniczna, instrukcja kancelaryjna
• miejsce e-teczki w systemie dokumentów uczelni
• okresy przechowywania dokumentacji studenckiej
• jak się przygotować do wprowadzenia e-teczki w uczelni
• rola regulaminów, procedur i instrukcji wewnętrznych
• brakowanie dokumentacji
3. Zakres e-teczki studenckiej
• przechowywanie dokumentacji – czyli jakie dokumenty muszą i mogą znaleźć się w e-teczce studenckiej?
• dokumenty związane z przyjęciem na studia, w szczególności wymagane od kandydata na studia oraz stanowiące podstawę przyjęcia na studia, z uwzględnieniem nowych dokumentów wymaganych od kandydatów zagranicznych
• dokumenty związane z rozpoczęciem studiów oraz dodatkowa dokumentacja z tym związana (album studenta, legitymacja studencka oraz rejestr wydanych legitymacji)
• dokumenty dotyczące przebiegu studiów, w szczególności karty okresowych osiągnięć, decyzje dotyczące przebiegu studiów
• dokumenty związane z ukończeniem studiów, w szczególności praca dyplomowa, recenzja pracy dyplomowej, protokół egzaminu dyplomowego, dyplom ukończenia studiów i suplement do dyplomu, a także dokumenty towarzyszące (księga dyplomów)
• inne dokumenty odkładane do teczki akt osobowych studenta
• odpowiedzialność uczelni za jakość i prawidłowość danych gromadzonych w dokumentacji studenckiej
4. eDoręczenia i prowadzenie spraw studenckich
• rodzaje rozstrzygnięć wydawanych w sprawach studenckich i ich wpływ na sposób prowadzenia spraw
• prowadzenie spraw studenckich w sposób elektroniczny i papierowy
• podania i wnioski
• decyzje i rozstrzygnięcia w postaci papierowej i elektronicznej (jak wydawać, podpisywać i doręczać)
5. Dyplomy i suplementy w postaci elektronicznej (eDyplomy) i papierowej
• proces dyplomowania w środowisku cyfrowym
• dyplomy i suplementy – wzory, niezbędne i dodatkowe elementy oraz wymogi formalne
• zasady sporządzania i wydawania dyplomów i suplementów w postaci elektronicznej i papierowej, ich odpisów, w tym także w językach obcych, oraz ich duplikatów dokumentów papierowych
• struktura suplementu do dyplomu i jego treść
• wskazówki dla uczelni w zakresie wypełniania poszczególnych elementów suplementów według starych i nowych przepisów
• wymiana dyplomu i suplementu:
– ze względu na błędy i pomyłki (w trybie tzw. sprostowania)
– ze względu na zmianę danych osobowych
• opłaty za wydanie dokumentów związanych z ukończeniem studiów
6. Panel dyskusyjny i konsultacje indywidualne:
• analiza przypadków zgłoszonych przez uczestników
• konsultacje indywidualne dotyczące bieżących problemów i wątpliwości z praktyki
PROWADZĄCY SZKOLENIE:
• Aleksandra Matukin-Szumlińska
Absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, na którym ukończyła również studia doktoranckie.
Od 2006 r. zawodowo związana ze szkolnictwem wyższym jako pracownik administracji centralnej, nauczyciel akademicki, doktorant, a także jako członek komisji stypendialnych dla studentów i doktorantów, członek komisji dyscyplinarnej dla doktorantów. Swoje doświadczenie zdobywała na UJ i AGH, gdzie pełniła funkcje kierownicze. Obecnie pracownik OPI-PIB.
Członek Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA). Współpracowała również ze Stowarzyszeniem International Relations Offices Forum (IRO’s Forum).
Posiada praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie w zakresie funkcjonowania szkół wyższych w obszarze rekrutacji, organizacji i prowadzenia kształcenia na studiach wyższych, studiach podyplomowych oraz w ramach innych form kształcenia, a także stosowania procedur administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów. Potrafi tworzyć wewnętrzne akty legislacyjne w uczelni (uchwały, zarządzenia, pisma), procedury oraz wzory dokumentów wydawanych w uczelni w ww. zakresie.
Od ponad 16 lat prowadzi szkolenia dla uczelni dotyczące studiów i spraw studenckich. Dotychczas przeprowadziła ponad 400 szkoleń, w których wzięło udział ponad 7 tysięcy osób.
Specjalizuje się w szkoleniach dla kadry uczelni w zakresie formalnoprawnych i praktycznych aspektów funkcjonowania studiów wyższych, studiów podyplomowych oraz innych form kształcenia, w tym w szczególności w zakresie tworzenia i prowadzenia studiów oraz rekrutacji, dokumentacji i dyplomowania.
• Piotr Szumliński
Radca Prawny. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Od 2007 r. zawodowo czynnie związany ze szkolnictwem wyższym jako pracownik administracji centralnej, doktorant, a także jako członek komisji stypendialnych dla studentów i doktorantów.
W swojej pracy zawodowej pełnił m.in. funkcję Kierownika Działu Nauczania, a od 2017 r. pełni funkcję Dyrektora Centrum Wsparcia Dydaktyki UJ.
Członek Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA).
Od ponad 18 lat prowadzi szkolenia dla uczelni z zakresu prawnych aspektów związanych ze szkolnictwem wyższym i postępowaniem administracyjnym.
Posiada praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie w zakresie funkcjonowania szkół wyższych w obszarze rekrutacji, organizacji i prowadzenia kształcenia na studiach wyższych, spraw stypendialnych, a także stosowania procedur administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów. Potrafi tworzyć wewnętrzne akty legislacyjne w uczelni (uchwały, zarządzenia, pisma), procedury oraz wzory dokumentów wydawanych w uczelni w ww. zakresie.
Od ponad 16 lat prowadzi szkolenia dla uczelni dotyczące studiów i spraw studenckich.
Znany i ceniony w kraju ekspert za zakresu spraw stypendialnych i stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w uczelniach wyższych.
Dotychczas przeprowadził ponad 400 szkoleń, w których wzięło udział ponad 7 tysięcy osób.
Specjalizuje się w problematyce przyznawania świadczeń dla studentów i doktorantów, szkół doktorskich, opłat za studia, dokumentacji przebiegu studiów, wprowadzenia usług e-administracji w uczelniach oraz procedur awansowych.
CENA (obowiązująca przy zgłoszeniach do 30 czerwca 2026 r.):
CENA (obowiązująca przy zgłoszeniach od 1 lipca 2026 r.):
* w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych należy złożyć oświadczenie, wzór do pobrania na stronie – kliknij link
Cena szkolenia obejmuje:
KONTAKT:
• w przypadku zainteresowania szkoleniem zapraszamy do kontaktu:
UWAGA: cena szkolenia zależna jest od liczby osób w pokoju i terminu zgłoszenia
* w przypadku korzystania ze zwolnienia należy złożyć oświadczenie dotyczące finansowania szkolenia ze środków publicznych, wzór do pobrania na stronie – kliknij link
