Profesjonalne pisma urzędowe i korespondencja e-mail w praktyce uczelni – zasady redagowania, dobre praktyki i najczęściej popełniane błędy

Każde pismo i każda wiadomość e-mail wysyłana przez uczelnię buduje jej wizerunek i wpływa na jakość komunikacji ze studentami, kandydatami oraz instytucjami.

Zapraszamy na praktyczne szkolenie, podczas którego przedstawimy praktyczne zasady redagowania profesjonalnej korespondencji urzędowej i elektronicznej, nauczysz się unikać najczęściej popełnianych błędów oraz przygotowywać jasne, zrozumiałe i skuteczne pisma na podstawie rzeczywistych przykładów z codziennej pracy uczelni. Pokażemy, jak tworzyć jasną, poprawną i skuteczną korespondencję, jak radzić sobie z trudnymi sprawami oraz jak unikać błędów, które najczęściej pojawiają się w codziennej komunikacji ze studentami, kandydatami i instytucjami. 

Opis szkolenia

ADRESACI SZKOLENIA:

• szkolenie skierowane jest do:

·       pracowników dziekanatów i biur obsługi studentów,
·       pracowników biur rekrutacji,
·       pracowników kancelarii i sekretariatów uczelni,
·       pracowników jednostek organizacyjnych prowadzących korespondencję ze studentami, kandydatami oraz instytucjami zewnętrznymi,
·       kierowników jednostek administracji uczelnianej,
·       wszystkich pracowników uczelni odpowiedzialnych za przygotowywanie pism urzędowych i prowadzenie korespondencji elektronicznej.

CELE SZKOLENIA:

•  celem szkolenia jest przekazanie uczestnikom praktycznej wiedzy oraz rozwinięcie umiejętności pozwalających na:

  • sporządzanie profesjonalnych pism urzędowych i korespondencji e-mail
  • redagowanie jasnych, poprawnych i skutecznych pism
  • stosowanie dobrych praktyk w komunikacji ze studentami, kandydatami oraz instytucjami
  • unikanie najczęściej popełnianych błędów językowych, redakcyjnych i formalnych
  • przygotowywanie profesjonalnych odpowiedzi również w trudnych i wymagających sytuacjach
  • zwiększenie efektywności i jakości korespondencji prowadzonej w uczelni

METODY PROWADZENIA ZAJĘĆ:

  • forma wykładowo-warsztatowa, przy użyciu prezentacji multimedialnej, z interaktywnym udziałem uczestników szkolenia, polegającym na udziale w dyskusji z trenerem, wymianie doświadczeń wynikających z praktyki związanej z tematem szkolenia
  • w ramach szkolenia prowadzone są także konsultacje indywidualne

JĘZYK WYKŁADOWY:
• polski


PROGRAM SZKOLENIA

  1. Zasady sporządzania pism urzędowych w działalności uczelni
    • podstawy prawne sporządzania pism urzędowych
    • rodzaje pism stosowanych w działalności uczelni
    • elementy prawidłowo sporządzonego pisma
    • język urzędowy – jak pisać jasno, zwięźle i zrozumiale
    • stosowanie prostego i zrozumiałego języka w korespondencji urzędowej
    • najczęściej popełniane błędy redakcyjne i formalne
  2. Korespondencja papierowa i elektroniczna – podobieństwa i różnice
    • kiedy sporządzić pismo papierowe, a kiedy wiadomość elektroniczną
    • czy e-mail może zastąpić pismo urzędowe
    • zasady prowadzenia korespondencji elektronicznej
    • korespondencja prowadzona za pośrednictwem systemów uczelnianych
    • archiwizacja korespondencji
  3. Profesjonalna korespondencja e-mail w uczelni
    • standardy komunikacji mailowej
    • budowa profesjonalnej wiadomości
    • temat wiadomości
    • zwroty grzecznościowe
    • podpisy
    • załączniki
    • odpowiedzi na trudne wiadomości
    • najczęściej popełniane błędy
  4. Najczęściej sporządzane pisma i odpowiedzi w działalności uczelni
    • odpowiedzi na pisma studentów
    • odpowiedzi na pisma kandydatów na studia
    • wezwania do uzupełnienia braków
    • zawiadomienia
    • informacje
    • wyjaśnienia
    • pisma kierowane do innych uczelni
    • pisma kierowane do urzędów i instytucji
  5. Jak pisać trudne pisma?
    • odmowy
    • wezwania
    • odpowiedzi na reklamacje i skargi
    • odpowiedzi na pisma pełnomocników
    • odpowiedzi na pisma organów administracji publicznej
    • odpowiedzi na pisma zawierające roszczenia
  6. Warsztaty praktyczne – redagowanie pism i wiadomości e-mail
    • analiza rzeczywistych przykładów korespondencji z uczelni
    • poprawianie błędnie sporządzonych pism
    • redagowanie odpowiedzi na pytania studentów i kandydatów
    • przygotowywanie profesjonalnych wiadomości e-mail
    • omówienie i wspólna analiza przykładów zgłoszonych przez uczestników
    • redagowanie pism z wykorzystaniem narzędzi AI wspomagających pracę administracji uczelni

PROWADZĄCA SZKOLENIE:

Aleksandra Matukin-Szumlińska

Absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, na którym ukończyła również studia doktoranckie.

Od 2006 r. zawodowo związana ze szkolnictwem wyższym. Swoje doświadczenie zdobywała w Uniwersytecie Jagiellońskim oraz Akademii Górniczo-Hutniczej w Krakowie, gdzie przez wiele lat pełniła funkcje kierownicze w administracji centralnej, odpowiadając za organizację i prowadzenie procesu kształcenia. Pracowała również jako analityk biznesowy w Ośrodku Przetwarzania Informacji (OPI), uczestnicząc w pracach związanych z rozwojem systemu POL-on oraz wdrażaniem e-dyplomów.

Obecnie prowadzi AMS Pracownię Szkoleniową, specjalizującą się w szkoleniach i doradztwie dla uczelni wyższych.

Koncentruje się na szkoleniach i doradztwie z zakresu formalnoprawnych i praktycznych aspektów prowadzenia kształcenia, w szczególności tworzenia i organizacji studiów, studiów podyplomowych oraz innych form kształcenia, zapewniania jakości kształcenia, rekrutacji, dokumentacji przebiegu studiów i procesu dyplomowania, ze szczególnym uwzględnieniem obsługi studentów zagranicznych. Zajmuje się również problematyką stosowania procedur administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów oraz opracowywaniem wewnętrznych aktów prawnych uczelni, procedur i wzorów dokumentów oraz wdrażaniem zmian wynikających z przepisów prawa.

Od ponad 18 lat prowadzi szkolenia dla kadry uczelni wyższych. Dotychczas przeprowadziła ponad 450 szkoleń, w których wzięło udział ponad 7 tysięcy osób reprezentujących uczelnie z całej Polski.

Łączy wieloletnie doświadczenie zawodowe z praktyką legislacyjną, analityczną oraz szkoleniową. Stawia na praktyczne podejście oraz rzetelną analizę przepisów, dzięki czemu proponowane rozwiązania uwzględniają zarówno obowiązujące przepisy prawa, jak i realia funkcjonowania uczelni, a jednocześnie mogą być bezpośrednio wdrażane w codziennej pracy.

Członkini Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA). Współpracowała również ze Stowarzyszeniem IRO’s Forum.


CENA: 500 zł netto (zw. VAT)*

* w przypadku finansowania szkolenia ze środków publicznych należy złożyć oświadczenie – wzór do pobrania na naszej stronie internetowej

UWAGA: Przy zgłoszeniu 3 osób – udział trzeciej osoby GRATIS. W celu skorzystania z promocyjnej oferty każda z osób wypełnia formularz rejestracji we własnym zakresie, zaś w dodatkowych uwagach na końcu formularza należy dopisać: „ZGŁOSZENIE Z JEDNEJ UCZELNI”.

Cena szkolenia obejmuje:

  • udział w szkoleniu prowadzonym przez doświadczonego trenera
  • autorskie materiały szkoleniowe, w tym prezentację i wyciąg z najważniejszych przepisów w postaci elektronicznej
  • imienny certyfikat potwierdzający udział w szkoleniu w postaci elektronicznej
  • analizę potrzeb uczestników przed szkoleniem
  • możliwość przesłania pytań dotyczących tematyki szkolenia elektronicznie na adres mailowy przed szkoleniem (wówczas odpowiedzi zostaną udzielone w trakcie szkolenia), jak i do 7 dni po szkoleniu (wówczas odpowiedzi zostaną udzielone nie później niż w ciągu 2 dni od przesłania pytania),
  • możliwość analizy i omówienia własnych rozwiązań i regulacji uczelnianych w kontekście zmian wymaganych przez nowelizację
  • możliwość indywidualnych konsultacji z trenerem

KONTAKT:

• w przypadku zainteresowania szkoleniem zapraszamy do kontaktu:

Potrzebujesz uzasadnienia udziału w szkoleniu?

Wygeneruj gotowe pismo dla przełożonego, działu HR lub osoby decydującej o zgodzie na szkolenie.
Nasz Asystent AI AMS przeanalizuje program szkolenia i na jego podstawie stworzy profesjonalne uzasadnienie.

Za darmo, bez zakładania konta. Gotowy tekst wystarczy wkleić do wiadomości e-mail lub wniosku szkoleniowego.

Zaproponuj szkolenie