Vademecum administracyjnej obsługi studiów

ADRESACI SZKOLENIA:

• kadra uczelni odpowiedzialna za obsługę procesu kształcenia i studentów, w tym zwłaszcza przygotowanie wzorów dokumentów, wewnętrznych regulacji prawnych i prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów, w szczególności:
• pracownicy dziekanatów, sekretariatów studenckich, biur obsługi studenta
• pracownicy biur rekrutacji, działów nauczania, działów kształcenia
• pracownicy jednostek uczelni, którzy zajmują się administracyjną obsługą studiów

CELE SZKOLENIA:

• przybliżenie regulacji prawnych i zasad funkcjonowania uczelni wyższych w obszarze administracyjnej obsługi studiów od rekrutacji po ukończenie studiów, w świetle najnowszych zmian, z uwzględnieniem wymogów formalnych i aspektów praktycznych
• w ramach szkolenie będą m.in. przedstawiane i omawiane m.in.:
  • wybrane przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (PSWIN)
  • wybrane przepisy rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów
  • wybrane przepisy kodeksu postepowania administracyjnego i ustawy o doręczeniach elektronicznych
  • wybrane przepisy ustawy o aplikacji mObywatel
  • wybrane przepisy ustawy o dokumentach publicznych i rozporządzeń wykonawczych
  • rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie wzoru zaświadczenia wydawanego cudzoziemców o przyjęciu lub o kontynuacji studiów

PROGRAM SZKOLENIA

1. Wiadomości wstępne
   • na czym polega administracyjna obsługa studiów i z czym się wiąże
   • podstawowe akty prawne
   • informacja o najnowszych zmianach prawnych
   • kilka słów o cyfryzacji administracyjnej obsługi studiów
2. Administracyjna obsługa kandydatów na studia – rekrutacja i rozpoczęcie studiów
   • przygotowanie, organizacja i przeprowadzenie rekrutacji
   • przyjęcie na studia, w tym dokumentacja wymagana od kandydata na studia i potwierdzająca przyjęcie na studia, z uwzględnieniem specyfiki kandydata zagranicznego
   • rozpoczęcie studiów, w tym złożenie ślubowania oraz sporządzenie i wydanie legitymacji studenckiej, z uwzględnieniem najnowszych zmian w zakresie mlegitymacji studenckich
   • nadanie numeru albumu studenta
   • prowadzenie rejestru wydanych legitymacji
3. Administracyjna obsługa studentów – przebieg studiów
   • weryfikacja wymagań etapowych w świetle ustalonych programów studiów
   • dokumentowanie przebiegu studiów, w szczególności w zakresie kart okresowych osiągnięć
   • wydawanie decyzji oraz innych rozstrzygnięć dotyczących przebiegu studiów
   • skreślenia z listy studentów – podstawy i procedura, z uwzględnieniem najważniejszych informacji związanych ze stosowaniem kodeksu postępowania administracyjnego oraz doręczeń elektronicznych
   • wydawanie zaświadczeń związanych z przebiegiem studiów
4. Administracyjna obsługa absolwentów – ukończenie studiów
   • przygotowanie, organizacja i przeprowadzenie procesu dyplomowania, z uwzględnieniem wymaganej dokumentacji, w szczególności praca dyplomowa, recenzja pracy dyplomowej, protokół egzaminu dyplomowego
   • warunki ukończenia studiów oraz data ukończenia studiów
   • sporządzenie i wydanie dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz odpisami
   • wzory dyplomów i suplementów, z uwzględnieniem zmian związanych z wprowadzeniem dyplomów i suplementów cyfrowych
   • dyplomy jako dokumenty publiczne
   • zasad sporządzania i wydawania dyplomów i suplementów, ich odpisów i duplikatów, wymiana
   • prowadzenie księgi dyplomów
   • rejestr danych uwierzytelniających (sporządzanie i przekazywanie wzorów dyplomów, suplementów, pieczęci urzędowych i podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów o wykształceniu, na potrzeby uwierzytelnianie dokumentów przez NAWA
5. Opłaty pobierane na studiach wyższych
   • opłaty za usługi edukacyjne – najważniejsze zasady
   • opłaty za inne czynności administracyjne
6. Wybrane czynności związane z administracyjną obsługą studiów:
   • zmiana uczelni/kierunku/formy studiów
   • przenoszenie osiągnięć w związku ze zmianą uczelni/kierunku/formy studiów, a także w razie przerwy w studiowaniu lub konieczności powtórzenia semestru/roku studiów
   • sprostowania błędów w dokumentacji
   • wydawanie duplikatów dokumentów
   • wydawanie odpisów, wyciągów
   • zmiana danych osobowych (w trakcie i po ukończeniu studiów)
   • udzielanie informacji o studentach i absolwentach instytucjom i podmiotom zewnętrznym oraz osobom trzecim
7. Część warsztatowa dotycząca administracyjnej obsługi studiów:
   • studium przypadków, tzw. case-study
   • weryfikacja dokumentów i rozwiązań uczelnianych
   • tworzenie wzorów dokumentów i procedur
8. Podsumowanie szkolenia.

METODY PROWADZENIA ZAJĘĆ:

Forma wykładowo-warsztatowa, przy użyciu prezentacji multimedialnej, z interaktywnym udziałem uczestników szkolenia, polegającym na udziale w dyskusji z trenerem, wymianie doświadczeń wynikających z praktyki związanej z tematem szkolenia. W ramach szkolenia prowadzone są także konsultacje indywidualne.

PROWADZĄCY SZKOLENIE:

Aleksandra Matukin-Szumlińska

Absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, na którym ukończyła również studia doktoranckie. Od ponad 18 lat zawodowo związana ze szkolnictwem wyższym jako pracownik administracji centralnej, nauczyciel akademicki, doktorant, a także jako członek komisji stypendialnych dla studentów i doktorantów, członek komisji dyscyplinarnej dla doktorantów. Swoje doświadczenie zdobywała na UJ i AGH, gdzie pełniła funkcje kierownicze. Obecnie pracownik OPI-PIB. Członek Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA). Współpracowała również ze Stowarzyszeniem International Relations Offices Forum (IRO’s Forum). Posiada praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie w zakresie funkcjonowania szkół wyższych w obszarze rekrutacji, organizacji i prowadzenia kształcenia na studiach wyższych, studiach podyplomowych oraz w ramach innych form kształcenia, a także stosowania procedur administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów. Potrafi tworzyć wewnętrzne akty legislacyjne w uczelni (uchwały, zarządzenia, pisma), procedury oraz wzory dokumentów wydawanych w uczelni w ww. zakresie. Od ponad 16 lat prowadzi szkolenia dla uczelni dotyczące studiów i spraw studenckich. Dotychczas przeprowadziła ponad 300 szkoleń, w których wzięło udział ponad 6 tysięcy osób. Specjalizuje się w szkoleniach dla kadry uczelni w zakresie formalnoprawnych i praktycznych aspektów funkcjonowania studiów wyższych, studiów podyplomowych oraz innych form kształcenia, w tym w szczególności w zakresie tworzenia i prowadzenia studiów oraz rekrutacji, dokumentacji i dyplomowania.

Piotr Szumliński

Radca Prawny. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Od prawie 17 lat zawodowo czynnie związany ze szkolnictwem wyższym jako pracownik administracji centralnej, doktorant, a także jako członek komisji stypendialnych dla studentów i doktorantów. W swojej pracy zawodowej pełnił m.in. funkcję Kierownika Działu Nauczania, a od 2017 r. pełni funkcję Dyrektora Centrum Wsparcia Dydaktyki UJ. Członek Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA). Od ponad 18 lat prowadzi szkolenia dla uczelni z zakresu prawnych aspektów związanych ze szkolnictwem wyższym i postępowaniem administracyjnym. Znany i ceniony w kraju ekspert za zakresu spraw stypendialnych i stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w uczelniach wyższych. Specjalizuje się także w problematyce opłat za studia, dokumentacji przebiegu studiów, wprowadzenia usług e-administracji w uczelniach oraz procedur awansowych. Dotychczas przeprowadził ponad 300 szkoleń, w których wzięło udział ponad 6 tysięcy osób.

CENA:

1) przy zgłoszeniu jednej osoby i zakwaterowaniu w pokoju 1-osobowym: 3 000 zł netto/osobę (zw. VAT)*

2) przy zgłoszeniu jednej osoby i zakwaterowaniu w pokoju 2-osobowym: 2 800 zł netto/osobę (zw. VAT)*

3) przy zgłoszeniu dwóch osób i zakwaterowaniu w pokojach 1-osobowych: 2 700 zł netto/osobę (zw. VAT)*

4) przy zgłoszeniu dwóch osób i zakwaterowaniu w pokoju 2-osobowym: 2 500 zł netto/osobę (zw. VAT)*

5) przy zgłoszeniu większej liczby osób – prosimy o kontakt

* w przypadku korzystania ze zwolnienia należy złożyć oświadczenie dotyczące podatku VAT, wzór do pobrania na stronie – kliknij link

Cena szkolenia obejmuje:

• zakwaterowanie w hotelu (2 noce: 10/11 września oraz 11/12 września)
• pełne wyżywienie (2 śniadania, 3 obiady, 2 kolacje, przerwy kawowe)
• udział w szkoleniu prowadzonym przez doświadczonych trenerów
• dostęp do sali szkoleniowej z pełnym wyposażeniem (sprzęt multimedialny, Wi-Fi itp.)
• autorskie materiały szkoleniowe, w tym prezentację i wyciąg z najważniejszych przepisów, wraz z notatnikiem i długopisem wykonanymi z materiałów ekologicznych
• imienny certyfikaty potwierdzający udział w szkoleniu
• analizę potrzeb uczestników przed szkoleniem
• możliwość przesłania pytań dotyczących tematyki szkolenia elektronicznie na adres mailowy przed szkoleniem (wówczas odpowiedzi zostaną udzielone w trakcie szkolenia), jak i do 7 dni po szkoleniu (wówczas odpowiedzi zostaną udzielone nie później niż w ciągu 2 dni od przesłania pytania),
• możliwość konsultacji z trenerem