Vademecum administracyjnej obsługi studiów


2,5-dniowe stacjonarne szkolenie w Bukowinie Tatrzańskiej

Codzienna obsługa administracyjna studiów wymaga znajomości przepisów, procedur wewnętrznych oraz umiejętności sprawnego reagowania na potrzeby studentów i kadry dydaktycznej. Szkolenie Vademecum administracyjnej obsługi studiów ma na celu uporządkowanie kluczowych zagadnień związanych z procesami rekrutacyjnymi, obsługą toku studiów oraz dokumentowaniem przebiegu kształcenia, z uwzględnieniem aktualnych przepisów prawa i dobrych praktyk stosowanych w uczelniach. Podczas szkolenia uczestnicy otrzymają zestaw praktycznych wskazówek, które ułatwią codzienną pracę w dziekanatach oraz innych jednostkach wspierających organizację kształcenia.


TERMIN SZKOLENIA: 10-12 września 2025 r. (środa-piątek), szkolenie rozpoczyna się obiadem w dniu 10 września 2025 r.

CZAS TRWANIA SZKOLENIA: 15 godzin zajęć (2,5 dnia)

MIEJSCE: szkolenie stacjonarne w Hotelu Grand Stasinda w Bukowinie Tatrzańskiej

FORMULARZ REJESTRACJI: KLIKNIJ LINK

ADRESACI SZKOLENIA:

=> kadra uczelni odpowiedzialna za obsługę procesu kształcenia i studentów, w tym zwłaszcza przygotowanie wzorów dokumentów, wewnętrznych regulacji prawnych i prowadzenie dokumentacji przebiegu studiów, w szczególności:

  • pracownicy dziekanatów, sekretariatów studenckich, biur obsługi studenta
  • pracownicy biur rekrutacji, działów nauczania, działów kształcenia
  • pracownicy jednostek uczelni, którzy zajmują się administracyjną obsługą studiów

CELE SZKOLENIA:

=> przybliżenie regulacji prawnych i zasad funkcjonowania uczelni wyższych w obszarze administracyjnej obsługi studiów – od rekrutacji po ukończenie studiów, w świetle najnowszych zmian, z uwzględnieniem wymogów formalnych i aspektów praktycznych

=> w ramach szkolenie będą m.in. przedstawiane i omawiane m.in.:

  • wybrane przepisy ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (PSWiN)
  • wybrane przepisy rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów
  • wybrane przepisy kodeksu postepowania administracyjnego i ustawy o doręczeniach elektronicznych
  • wybrane przepisy ustawy o aplikacji mObywatel
  • wybrane przepisy ustawy o dokumentach publicznych i rozporządzeń wykonawczych
  • rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie wzoru zaświadczenia wydawanego cudzoziemców o przyjęciu lub o kontynuacji studiów

METODY PROWADZENIA ZAJĘĆ:

=> forma wykładowo-warsztatowa, przy użyciu prezentacji multimedialnej, z interaktywnym udziałem uczestników szkolenia, polegającym na udziale w dyskusji z trenerem, wymianie doświadczeń wynikających z praktyki związanej z tematem szkolenia. W ramach szkolenia prowadzone są także konsultacje indywidualne.

JĘZYK WYKŁADOWY:

=> polski


PROGRAM SZKOLENIA

=> POBIERZ W PDF

 

1. Wiadomości wstępne

  • na czym polega administracyjna obsługa studiów i z czym się wiąże
  • podstawowe akty prawne
  • informacja o najnowszych zmianach prawnych
  • kilka słów o cyfryzacji administracyjnej obsługi studiów

2. Administracyjna obsługa kandydatów na studia – rekrutacja i rozpoczęcie studiów

  • przygotowanie, organizacja i przeprowadzenie rekrutacji
  • przyjęcie na studia, w tym dokumentacja wymagana od kandydata na studia i potwierdzająca przyjęcie na studia, z uwzględnieniem specyfiki kandydata zagranicznego
  • rozpoczęcie studiów, w tym złożenie ślubowania oraz sporządzenie i wydanie legitymacji studenckiej, z uwzględnieniem najnowszych zmian w zakresie mlegitymacji studenckich
  • nadanie numeru albumu studenta
  • prowadzenie rejestru wydanych legitymacji

3. Administracyjna obsługa studentów – przebieg studiów

  • weryfikacja wymagań etapowych w świetle ustalonych programów studiów
  • dokumentowanie przebiegu studiów, w szczególności w zakresie kart okresowych osiągnięć,
  • wydawanie decyzji oraz innych rozstrzygnięć dotyczących przebiegu studiów
  • skreślenia z listy studentów – podstawy i procedura, z uwzględnieniem najważniejszych informacji związanych ze stosowaniem kodeksu postępowania administracyjnego oraz doręczeń elektronicznych
  • wydawanie zaświadczeń związanych z przebiegiem studiów 

4. Administracyjna obsługa absolwentów – ukończenie studiów

  • przygotowanie, organizacja i przeprowadzenie procesu dyplomowania, z uwzględnieniem wymaganej dokumentacji, w szczególności praca dyplomowa, recenzja pracy dyplomowej, protokół egzaminu dyplomowego
  • warunki ukończenia studiów oraz data ukończenia studiów
  • sporządzenie i wydanie dyplomu ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz odpisami
  • wzory dyplomów i suplementów, z uwzględnieniem zmian związanych z wprowadzeniem dyplomów i suplementów cyfrowych
  • dyplomy jako dokumenty publiczne
  • zasad sporządzania i wydawania dyplomów i suplementów, ich odpisów i duplikatów, wymiana
  • prowadzenie księgi dyplomów
  • rejestr danych uwierzytelniających (sporządzanie i przekazywanie wzorów dyplomów, suplementów, pieczęci urzędowych i podpisów osób upoważnionych do podpisywania dokumentów o wykształceniu, na potrzeby uwierzytelnianie dokumentów przez NAWA

5. Opłaty pobierane na studiach wyższych

  • opłaty za usługi edukacyjne – najważniejsze zasady
  • opłaty za inne czynności administracyjne

6. Wybrane czynności związane z administracyjną obsługą studiów:

  • zmiana uczelni/kierunku/formy studiów
  • przenoszenie osiągnięć w związku ze zmianą uczelni/kierunku/formy studiów, a także w razie przerwy w studiowaniu lub konieczności powtórzenia semestru/roku studiów
  • sprostowania błędów w dokumentacji
  • wydawanie duplikatów dokumentów
  • wydawanie odpisów, wyciągów
  • zmiana danych osobowych (w trakcie i po ukończeniu studiów)
  • udzielanie informacji o studentach i absolwentach instytucjom i podmiotom zewnętrznym oraz osobom trzecim 

7. Część warsztatowa dotycząca administracyjnej obsługi studiów:

  • studium przypadków, tzw. case-study
  • weryfikacja dokumentów i rozwiązań uczelnianych
  • tworzenie wzorów dokumentów i procedur

8. Podsumowanie szkolenia.


PROWADZĄCY SZKOLENIE:

=> Aleksandra Matukin-Szumlińska

Absolwentka prawa na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego, na którym ukończyła również studia doktoranckie.

Od ponad 18 lat zawodowo związana ze szkolnictwem wyższym jako pracownik administracji centralnej, nauczyciel akademicki, doktorant, a także jako członek komisji stypendialnych dla studentów i doktorantów, członek komisji dyscyplinarnej dla doktorantów.

Swoje doświadczenie zdobywała na UJ i AGH, gdzie pełniła funkcje kierownicze. Obecnie pracownik OPI-PIB.
Członek Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA). Współpracowała również ze Stowarzyszeniem International Relations Offices Forum (IRO’s Forum).

Posiada praktyczną wiedzę oraz wieloletnie doświadczenie w zakresie funkcjonowania szkół wyższych w obszarze rekrutacji, organizacji i prowadzenia kształcenia na studiach wyższych, studiach podyplomowych oraz w ramach innych form kształcenia, a także stosowania procedur administracyjnych w indywidualnych sprawach studentów. Potrafi tworzyć wewnętrzne akty legislacyjne w uczelni (uchwały, zarządzenia, pisma), procedury oraz wzory dokumentów wydawanych w uczelni w ww. zakresie.

Od ponad 16 lat prowadzi szkolenia dla uczelni dotyczące studiów i spraw studenckich. Dotychczas przeprowadziła ponad 300 szkoleń, w których wzięło udział ponad 6 tysięcy osób.

Specjalizuje się w szkoleniach dla kadry uczelni w zakresie formalnoprawnych i praktycznych aspektów funkcjonowania studiów wyższych, studiów podyplomowych oraz innych form kształcenia, w tym w szczególności w zakresie tworzenia i prowadzenia studiów oraz rekrutacji, dokumentacji i dyplomowania.

=> Piotr Szumliński

Radca Prawny. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Od prawie 17 lat zawodowo czynnie związany ze szkolnictwem wyższym jako pracownik administracji centralnej, doktorant, a także jako członek komisji stypendialnych dla studentów i doktorantów.

W swojej pracy zawodowej pełnił m.in. funkcję Kierownika Działu Nauczania, a od 2017 r. pełni funkcję Dyrektora Centrum Wsparcia Dydaktyki UJ.

Członek Stowarzyszenia Forum Administracji Akademickiej (FAA).

Od ponad 18 lat prowadzi szkolenia dla uczelni z zakresu prawnych aspektów związanych ze szkolnictwem wyższym i postępowaniem administracyjnym.

Znany i ceniony w kraju ekspert za zakresu spraw stypendialnych i stosowania przepisów kodeksu postępowania administracyjnego w uczelniach wyższych.

Specjalizuje się także w problematyce opłat za studia, dokumentacji przebiegu studiów, wprowadzenia usług e-administracji w uczelniach oraz procedur awansowych.

Dotychczas przeprowadził ponad 300 szkoleń, w których wzięło udział ponad 6 tysięcy osób.


CENA:

  • przy zgłoszeniu jednej osoby i zakwaterowaniu w pokoju 1-osobowym – 2 800 zł netto/osobę (zw. VAT)*
  • przy zgłoszeniu jednej osoby i zakwaterowaniu w pokoju 2-osobowym – 2 600 zł netto/osobę (zw. VAT)*
  • przy zgłoszeniu dwóch osób i zakwaterowaniu w pokojach 1-osobowych – 2 500 zł netto/osobę (zw. VAT)*
  • przy zgłoszeniu dwóch osób i zakwaterowaniu w pokoju 2-osobowym – 2 300 zł netto/osobę (zw. VAT)*
  • przy zgłoszeniu większej liczby osób – prosimy o kontakt

* w przypadku korzystania ze zwolnienia należy złożyć oświadczenie dotyczące finansowania szkolenia ze środków publicznych, wzór do pobrania na stronie – kliknij link

Cena szkolenia obejmuje:

  • zakwaterowanie w hotelu (2 noce: 10/11 września oraz 11/12 września)
  • pełne wyżywienie (2 śniadania, 3 obiady, 2 kolacje, przerwy kawowe)
  • udział w szkoleniu prowadzonym przez doświadczonych trenerów
  • dostęp do sali szkoleniowej z pełnym wyposażeniem (sprzęt multimedialny, Wi-Fi itp.)
  • autorskie materiały szkoleniowe, w tym prezentację i wyciąg z najważniejszych przepisów, wraz z notatnikiem i długopisem wykonanymi z materiałów ekologicznych
  • imienny certyfikaty potwierdzający udział w szkoleniu
  • analizę potrzeb uczestników przed szkoleniem
  • możliwość przesłania pytań dotyczących tematyki szkolenia elektronicznie na adres mailowy przed szkoleniem (wówczas odpowiedzi zostaną udzielone w trakcie szkolenia), jak i do 7 dni po szkoleniu (wówczas odpowiedzi zostaną udzielone nie później niż w ciągu 2 dni od przesłania pytania),
  • możliwość konsultacji z trenerem

KONTAKT:

=> w przypadku zainteresowania szkoleniem zapraszamy do kontaktu: