Uwagi dotyczące stanowiska Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie sporządzania dyplomów ukończenia studiów
W dniu 27 maja br. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW) opublikowało na swojej stronie (https://www.gov.pl/web/nauka/informacje-dotyczace-sporzadzania-dyplomu-ukonczenia-studiow-w-procedurze-wymiany-oraz-odpisu-dyplomu-ukonczenia-studiow) szczegółowe WYTYCZNE dotyczące sporządzania dyplomów ukończenia studiów w procedurze wymiany oraz odpisu dyplomu. Choć intencje stojące za tymi regulacjami są zrozumiałe, istnieje kilka kluczowych kwestii, które budzą wątpliwości i wymagają krytycznej oceny.
Rzut oka wstecz…
Na wstępie wypada przypomnieć, że problemy z wydawaniem dyplomów i suplementów w praktyce uczelnianej pojawiły się od momentu wejścia w życie tzw. Ustawy 2.0, tj. od d 1 października 2018 r.
Ministerstwo zdecydowało się zmusić uczelnie do wydawania odpisów dyplomów oraz suplementów w bądź każdym języku świata.
Zgodnie bowiem z pierwotnym brzmieniem art. 77 ust. 2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce uczelnia miała obowiązek wydać absolwentowi dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich 2 odpisy, w tym na wniosek absolwenta – ich odpis w języku obcym, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów.
Tak więc uczelnie zobowiązano do wydawania dyplomów i suplementów np. po chińsku, arabsku, duńsku, czy węgiersku, nie później niż w terminie 30 dni od dnia ukończenia studiów, nawet jeśli absolwent złożył wniosek dzień przed upływem tego terminu. I to pod rygorem możliwości nałożenia przez Ministra kary administracyjnej za nieterminowe wydanie dyplomów w wysokości nawet do 5000 zł.
Tzw. komplet dyplomu stał się również bezpłatny dla osób, które rozpoczęły studia począwszy od roku akademickiego 2019/2020.
Niemalże nazajutrz po wejściu w życie ww. przepisów resort szkolnictwa wyższego w odpowiedzi na pytanie „W jakim języku obcym może być wydany odpis dyplomu ukończenia studiów oraz suplementuCzy uczelnia powinna w regulaminie studiów wskazać te języki?” wskazał, że dokumenty te mogą być wydane w dowolnym języku obcym. Przepisy nie przyznają uczelniom upoważnienia do dookreślania w regulaminach studiów, w jakich językach obcych będą wydawane odpisy dyplomu i suplementu do dyplomu. (zob. https://www.gov.pl/web/nauka/sprawy-uczelni#dyplomy)
Ponadto, w odpowiedzi na pytanie, ile czasu uczelnia ma na wydanie dyplomu i co się stanie, jeżeli nie zostanie on wydany w terminie wskazano, że „uczelnia ma 30 dni od dnia złożenia egzaminu dyplomowego na wydanie dyplomu absolwentowi. Jeżeli tego nie zrobi, może otrzymać karę w wysokości do 5 tysięcy złotych”.
Ratunek w pandemii?! Czy aby na pewno…
Dopiero w okresie pandemii, przy okazji wprowadzania tzw. przepisów COVID’owych w ramach tzw. tarczy 3.0 (zob. ustawa z dnia 14 maja 2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie działań osłonowych w związku z rozprzestrzenianiem się wirusa SARS-CoV-2, Dz. U. z 2020 r. poz. 875, z póxn. zm.) zmieniono ww. przepis art. 77 ust. 2 ustawy PSWiN z terminem wejścia za 2 dni, tj. 16 maja, czyli bez jakiegokolwiek okresu przejściowego (sic!), wprowadzając ograniczenia co do możliwości sporządzenia odpisów dyplomów i suplementów. Tzw. komplet dyplomu od 16 maja 2020 r. ma obejmować dyplom ukończenia studiów wraz z suplementem do dyplomu oraz ich 2 odpisy, w tym na wniosek studenta złożony do dnia ukończenia studiów:
1) odpis dyplomu w języku angielskim, francuskim, hiszpańskim, niemieckim, rosyjskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach;
2) odpis suplementu do dyplomu w języku angielskim albo w innym języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach.
I byłoby względnie w porządku, gdyby nie dodanie w art. 77 ust. 2a (bez jakichkolwiek konsultacji społecznych i uzgodnień międzyresortowych), w świetle którego uczelnie zobowiązano do wydawania, na wniosek studenta lub absolwenta, dodatkowego odpisu dyplomu ukończenia studiów lub odpis suplementu do dyplomu, w języku polskim lub w jednym z ww. języków obcych.
No i się zaczęły wątpliwości:
Stanowisko MNiSW i uwagi
Zgodnie ze stanowiskiem MNiSW i informacjami opublikowanymi na ww. stronie w dniu 27 maja br.
UWAGA: W praktyce uczelnianej coraz częściej absolwenci wielokrotnie wnioskują o wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w języku polskim (zdarzają się tacy, którzy wnieśli o wydanie odpisu kilka razy w roku). Przyznają bowiem, że wolą zwrócić się do uczelni po kolejny odpis w języku polskim, bo jest on darmowy, niż szukać w swoich dokumentach, które np. zostały w rodzinnym domu.
Warto podkreślić, że przepis art. 77 ust. 2a literalnie posługuje się pojęciem ODPISU, a nie ODPISAMI – nie ma więc racji MNISW twierdząc, że absolwent może wnioskować o dowolną liczbę odpisów. Z treści art. 77 ust. 2a ustawy PSWiN jasno wynika, że absolwent może wnioskować o jeden odpis w języku polskim oraz o jeden odpis w jednym z języków wymienionych w art. 77 ust. 1, osobno w przypadku dyplomu i w przypadku suplementu. Gdyby intencją Ustawodawcy było wprowadzenie nielimitowanej liczby odpisów, to posłużyłby się sformułowaniem w liczbie mnogiej „ODPISY”.
UWAGA: co tak naprawdę oznacza taka informacja? A co jeśli, dzień po złożeniu wniosku zmieni się obowiązujący w uczelni wzór dyplomu? Na jakim druku, czy blankiecie należy wówczas wydać dodatkowy odpis – czy według daty wydania oryginału dyplomu na podstawie egzemplarza przeznaczonego do akt, czy według daty złożenia wniosku, czy według daty wydania już nowego odpisu złożonego na podstawie tego wniosku?
UWAGA: w Polsce możliwość wydawania dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy: angielski, francuski, niemiecki, hiszpański, rosyjski została wprowadzona na mocy zarządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 21 października 1992 r. zmieniającego zarządzenie w sprawie określenia sposobu prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów (M.P. z 1992 r. Nr 36 poz. 264), które weszło w życie z dniem 1 grudnia 1992 r. § 15 w ust. 2 wówczas obowiązującego zarządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 marca 1991 r. w sprawie określenia sposobu prowadzenia przez uczelnie dokumentacji przebiegu studiów (M.P. Nr 15, poz. 98 i Nr 43, poz. 304) przewidywał, że uczelnia może pobierać opłaty m.in. za wydanie dyplomu ukończenia studiów i jego duplikatu. W związku ze zmianą dodano w § 15 w ust. 2 pkt 4 w następującym brzmieniu: [Wysokość opłat za wydanie dokumentów wymienionych w ust. 1 wynosi: - przyp. Autorki] "4) za wydanie dodatkowego odpisu dyplomu w tłumaczeniu na język obcy: angielski, francuski, niemiecki, hiszpański, rosyjski, za każde tłumaczenie 50.000 zł.".
Przez wiele lat uczelnie nie doczekały się jednak żadnych oficjalnych tłumaczeń ministerialnych wzorów dyplomów – pierwsze takie tłumaczenia pojawiły się dopiero w 2006 r. Przeważnie więc uczelnie wydawały odpisy tylko w języku angielskim.
Jak zatem uczelnie są w stanie wydawać odpisy dyplomów w językach obcych w momencie gdy przed 1992 r. takie odpisy nigdy nie były wydawane? Jak sporządzić tłumaczenie takiego odpisu? Kto poniesie tego koszty w momencie, gdy obecnie opłata, którą uczelnie mogą pobierać za wydanie odpisu w język obcym to raptem 20 zł (zob. § zob. art. 79 ust. 2 pkt 3-5 PSWiN oraz § 36 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów)?
UWAGA: Ministerstwo przedstawiając taką tezę, nie tylko nie wzięło pod uwagi analizy realnych kosztów ponoszonych przez uczelnie, ale także nie pochyliło się w ogóle nad kwestią wydawania odpisów suplementów, który to wydawany jest dopiero w przypadku absolwentów, którzy ukończyli studia po 31 grudnia 2004 r. Zgodnie bowiem z § 4 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 23 lipca 2004 r. w sprawie rodzajów dyplomów i tytułów zawodowych oraz wzorów dyplomów wydawanych przez uczelnie (Dz. U. z 2004 r. Nr 182, poz. 1881, z późn. zm.) „Do dnia 31 grudnia 2004 r. absolwenci wszystkich rodzajów i kierunków studiów otrzymują dyplom ukończenia studiów według wzoru obowiązującego na podstawie dotychczasowych przepisów.”
Jak zatem wydać komukolwiek odpis suplementu, w momencie gdy nawet nie został wydany oryginał i nie ma egzemplarza w aktach studenta?
Ponadto, mając na uwadze koszty, należy zwrócić uwagę, że często uczelnie nie dysponują profesjonalnymi tłumaczami, zmuszone więc są korzystać z usług tłumaczy przysięgłych.
Cenniki zaś tłumaczeń przysięgłych przedstawiają się następująco – zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 stycznia 2005 r. w sprawie wynagrodzenia za czynności tłumacza przysięgłego (t.j. Dz. U. z 2021, poz. 261) stawki wynagrodzenia tłumacza przysięgłego za sporządzenie poświadczonego tłumaczenia wynoszą za stronę tłumaczenia z języka polskiego:
- na język angielski, niemiecki, francuski i rosyjski - 57,65 zł,
- na inny język europejski (patrz hiszpański albo inny język, w którym było prowadzone kształcenie na studiach) - 67,82 zł,
- na język pozaeuropejski posługujący się alfabetem łacińskim (patrz język, w którym było prowadzone kształcenie na studiach) - 78,01 zł,
- na język pozaeuropejski posługujący się alfabetem niełacińskim lub ideogramami (patrz język, w którym było prowadzone kształcenie na studiach) - 94,37 zł.
Co więcej, jeżeli tłumaczenie ma być sporządzone w trybie pilnym, to wówczas za sporządzenie tłumaczenia w terminie 24 godzin od otrzymania żądania ww. stawki podwyższa się o 100%.
Natomiast, w przypadku suplementów sporządzanych w języku angielskim albo języku obcym, w którym było prowadzone kształcenie na tych studiach, za tłumaczenia tekstów zawierających frazeologię i terminologię specjalistyczną ww. stawki podwyższa się o 25%. Pamiętajmy, że w suplemencie w pkt 4.3 odnotowywane są indywidualne osiągnięcia studentów, w tym zwłaszcza nazwy przedmiotów, a w pkt 6.1 dodatkowe informacje, w tym o odbytych praktykach i otrzymanych nagrodach. Tam może pojawić się terminologia specjalistyczna.
Nawet jeśli uczelnia samodzielnie sporządziłaby takie tłumaczenie i zechciałaby tylko
sprawdzić i poświadczyć przygotowane tłumaczenie dyplomu czy suplementu w języku polskim na język obcy to wynagrodzenie wynosi 50 % ww. stawki podstawowej.
Oczywiście, do ww. stawek wynagrodzenia tłumacza przysięgłego, będącego podatnikiem podatku od towarów i usług, zobowiązanego do zapłacenia podatku od towarów i usług, należy doliczyć jeszcze kwotę tego podatku obliczoną przy zastosowaniu obowiązującej w dniu orzekania o wynagrodzeniu właściwej stawki podatku od towarów i usług – czyli aktualnie 23%.
Zatem w przypadku odpisu dyplomu realny koszt wykonania tłumaczeń przysięgłych to:
- 71 zł – w przypadku jednej strony dyplomu w j. angielskim, niemieckim, francuskim i rosyjskim;
- 83 zł – w przypadku jednej strony dyplomu w j. europejskim (patrz j. hiszpański albo j. ukraiński albo j. rosyjski jako język kształcenia na studiach).
W przypadku sprawdzenia i poświadczenia odpisu dyplomu sporządzonego przez przykładowo pracownika uczelni realny koszt wynagrodzenia tłumacza przysięgłego to:
- 35 zł – w przypadku jednej strony dyplomu w j. angielskim, niemieckim, francuskim i rosyjskim;
- 42 zł – w przypadku jednej strony dyplomu w j. europejskim (patrz j. hiszpański albo j. ukraiński albo j. rosyjski jako język kształcenia na studiach).
W przypadku suplementu, którego sam wzór to tylko 3 strony, a z wypełnionymi treściami to ok. 7-10 stron, w zależności od poziomu studiów, koszt tłumaczeń przedstawia się następująco:
- 71 zł x 7-10 = 497-710 zł – w przypadku suplementu w j. angielskim;
- 83 zł x 7-10 zł = 581-830 zł – w przypadku suplementu w j. europejskim (patrz j. ukraiński albo j. rosyjski jako język kształcenia na studiach).
W przypadku sprawdzenia i poświadczenia odpisu suplementu sporządzonego przez przykładowo pracownika uczelni realny koszt wynagrodzenia tłumacza przysięgłego to:
- 35 zł x 7-10 = 245-350 zł – w przypadku suplementu w j. angielskim;
- 42 zł x 7-10 = 294-420 zł – w przypadku suplementu w j. europejskim (patrz j. ukraiński albo j. rosyjski jako język kształcenia na studiach).
Czy nikt w MNiSW naprawdę nie widzi w tym problemu i realnych kosztów, które w związku z tym ponoszą uczelnie?
UWAGA: powyższe stanowisko nie znajduje jakiegokolwiek oparcia w przepisach prawnych i przeczy idei odpisu dokumentu. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego ODPIS to kopia lub przepisany tekst oryginalnego dokumentu, pisma; wtórnik.
Dodatkowo, warto zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 78 ust. Dyrektor NAWA uwierzytelnia m.in. dyplomy ukończenia studiów oraz suplementy do dyplomów oraz odpisy tych dokumentów, w tym także odpisy w języku obcym. W tym celu powstała baza osób upoważnionych do podpisywania dokumentów i rejestr danych uwierzytelniających w systemie POL-on. Zgodnie z art. 349 ust. 1 pkt 5 ustawy PSWiN do bazy m.in. wprowadza się informacje o wzorach dyplomów ukończenia studiów oraz ich odpisów dokumentów, w tym odpisów w języku obcym. Zgodnie zaś z § 6 rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 6 marca 2019 r. w sprawie danych przetwarzanych w Zintegrowanym Systemie Informacji o Szkolnictwie Wyższym i Nauce POL-on (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 700) w zakresie ww. danych w rejestrze zamieszcza się m.in. datę wprowadzenia wzorów ww. dokumentów – w sekcji „Podstawowe dane wzoru dokumentu” określa się m.in. „zakres ważności wzoru dokumentu (data) od”. Status Aktywny przy rekordzie w zakresie danego wzoru dokumentu pojawia się po aktywowaniu przez użytkownika i dopiero wówczas może on stanowić podstawę uwierzytelniającą.
Akcje dostępne dla aktywnego wzoru dokumentu, pieczęci lub osoby upoważnionej obejmują m.in. zakończenie okresu ważności wzoru, za pomocą akcji „Zakończ” i wprowadzeniu daty w pole „Zakres ważności wzoru dokumentu do:”
Jak zatem NAWA będzie uwierzytelniać po wielu latach odpisy dyplomów, których ważność zakończono?
Jeśli Ministerstwo uważa, że w taki sposób należy sporządzać odpisy, to dlaczego nie zmieni ww. treści § 22 rozporządzenia w sprawie studiów, analogicznie do zapisów obowiązujących przy sporządzaniu duplikatów – zgodnie z § 23 ust. 2 i 3 rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów duplikat sporządza się na druku dyplomu ukończenia studiów lub suplementu do dyplomu, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia oryginałów tych dokumentów, a jeżeli brak jest takiego druku, to duplikat sporządza się na przygotowanym przez uczelnię druku, zgodnym z treścią oryginału dyplomu lub suplementu.
UWAGA: A co jak po wejściu w życie ustawy o dokumentach publicznych (patrz 12 lica 2019 r.) wzór dyplomu się zmieniał – na jakich wówczas blankietach wydać dyplom? Już w tej chwili z uwagi na uczelniane wzory dyplomów nasi interesariusze zewnętrzni bardzo często zwracają się do uczelni z pytaniami o potwierdzenie posiadanego wykształcenia i potwierdzenie autentyczności dyplomu. Rejestr dokumentów publicznych przy Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji, który miał zawierać m.in. wzory dyplomów ukończenia studiów wyższych jako dokumentów publicznych do dziś nie powstał – zob. https://www.gov.pl/app/rdp/web/rdp/dwo
Nietrudno więc wyobrazić sobie sytuację, w której absolwent posiada 5 odpisów dyplomów – każdy sporządzony na innym blankiecie.
Postulaty de lege lata i de lege ferenda
Choć wytyczne Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego mają na celu uporządkowanie procesu wydawania odpisów dyplomów, istnieje kilka obszarów, które wymagają dalszej analizy i doprecyzowania.
Obecnie, uczelnie posiadają różne interpretacje resortu szkolnictwa wyższego oraz resortu spraw wewnętrznych w tym zakresie:
1) na obecnie wydawanych blankietach (drukach),
2) na blankietach (drukach) dyplomu ukończenia studiów, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia jego oryginału, jeżeli oryginał dyplomu zawierał miejsce na fotografię, to należy odpis dyplomu wydać z aktualną fotografią;
3) na przygotowanym przez uczelnię druku, analogicznie jak przy duplikatach – w razie braku druku odpis należy sporządzić druk zgodny z treściami na oryginale dyplomu, co w praktyce oznacza wydanie na zwykłej kartce, ponieważ uczelnie z reguły nie posiadają już „starych” blankietów.
Warto postulować, aby dodatkowe odpisy dyplomu w języku polskim uczelnia mogła wystawiać analogicznie jak to się dzieje w przypadku wystawienia odpisu przez notariusza, tj. uczelnia sporządza egzemplarz dyplomu znajdującego się w teczce akt osobowych studenta i opieczętowuje „za zgodność z odpisem przeznaczonym do akt” – odpis sporządzany w taki sposób będzie wiarygodny i weryfikowalny z punktu widzenia autentyczności.
W środowisku uczelnianym postuluje się uchylenie art. 77 ust. 2a ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Ten przepis, nakłada na uczelnię niepotrzebne obowiązki biurokratyczne. Wydawane są bowiem dokumenty, których jakość, a przede wszystkim autentyczność, może u odbiorców budzić wątpliwości ze względu na znaczące nieraz rozbieżności pomiędzy oryginałem dyplomu a jego odpisem – zarówno pod względem treści, jak i szaty graficznej dokumentu. Zadania uczelni wynikające z art. 77 ust. 2a ustawy PSWiN są czasochłonne, nieracjonalne i bezcelowe.
Absolwent uczelni, który dysponuje dyplomem ukończenia studiów, może uzyskać tłumaczenie przysięgłe dokumentu na dowolny język obcy, a w przypadku utraty dyplomu, może wnioskować do uczelni o wydanie duplikatu. Na tym obowiązki uczelni powinny się kończyć.
W przypadku istnienia merytorycznych i racjonalnych przesłanek uzasadniających zachowanie art. 77 ust. 2a ustawy (uzasadnienia wprowadzenia tego przepisu nie znamy do dzisiaj – sic!), należy czym prędzej i to bezwzględnie postulować zmianę art. 77 ust. 2a PSWiN w takim kierunku, aby absolwent mógł ubiegać się jednorazowo o wydanie dodatkowego odpisu dyplomu czy suplementu, ale tylko w języku polskim. Dodatkowo, powinna zostać określona opłata za jego wydanie (związane jest to z dużym nakładem czasu i pracy).
Uczelnie nie powinny wydawać odpisów w językach obcych po wielu latach od ukończenia studiów, ponieważ wielokroć jest to czynność bardzo pracochłonna i kosztowna, co w związku z opłatą 20 zł naraża uczelnie na spore koszty, zwłaszcza w kontekście wykonania stosownych tłumaczeń.
Postuluje również wprowadzenie w rozporządzeniu MNiSW w sprawie studiów klarowanych i szczegółowych zasad sporządzania odpisów, zwłaszcza w razie braku druku czy blankietu.
W najbliższym czasie czekają nas zmiany rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów, czekamy więc, jakie propozycje zmian w tym zakresie zostaną przedstawione.
Data publikacji: 23 lipca 2024 r.
Aleksandra Matukin-Szumlińska
