Pod koniec maja br. Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego (MNiSW) opublikowało na swojej stronie szczegółowe WYTYCZNE dotyczące sporządzania dyplomów ukończenia studiów w procedurze wymiany oraz odpisu dyplomu. Choć intencje stojące za tymi regulacjami są zrozumiałe, istnieje kilka kluczowych kwestii, które budzą wątpliwości i wymagają krytycznej oceny.
O naszych wątpliwościach związanych z wydawaniem odpisów dyplomów, zwłaszcza po wielu latach w świetle ww. wytycznych MNiSW, pisaliśmy na naszym blogu jeszcze w wakacje (zobacz WPIS). Teraz chcielibyśmy się jednak pochylić nad propozycjami MNiSW rozwiązania problemu wymiany dyplomu.
1) Wymiana dyplomu z uwagi na zmianę imienia lub nazwiska
2) Wymiana dyplomu z uwagi na błędy lub omyłki
Jak powinna wyglądać procedura wymiany dyplomu?
Odpłatność za wymianę dyplomu?
Jaka jest różnica pomiędzy błędem a omyłką?
Jak należy postąpić jeśli uczelnia nie zgadza się z wnioskiem?
Gdzie należy przechowywać dokumenty podlegające wymianie?
Postulaty de lege lata i de lege ferenda
Warto na wstępie podkreślić, że aktualnie obowiązujące przepisy w sposób dość oszczędny regulują sytuację związaną z koniecznością wymiany dyplomu. Ustawa Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce milczy na ten temat. Natomiast śladowe regulacje pojawiają się w rozporządzeniu Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 27 września 2018 r. w sprawie studiów (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2787), dalej jako rozporządzenie w sprawie studiów.
Mamy do czynienia z dwoma sytuacjami związanymi z wymianą dyplomu z uwagi na:
Rozp. MNiSW w sprawie studiów (§ 26 ust. 3) przewiduje, że zmiana imienia lub nazwiska absolwenta odbywa się na podstawie decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i obliguje uczelnie do wydania dyplomu ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu i odpis suplementu na nowe imię lub nazwisko, po przedstawieniu decyzji administracyjnej lub orzeczenia sądu i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko i za zwrotem dyplomu i suplementu, wraz z odpisami, wydanych na poprzednie imię lub nazwisko.
Przepisy wymagają także, aby zmiana danych osobowych nastąpiła także w kartach okresowych osiągnięć studenta (w tzw. KOOS’ach) oraz w indeksie lub w innych dokumentach, jeżeli regulamin studiów je przewiduje (tj. dokumentach, o których mowa w § 17 ust. 1 i 2 rozporządzenia w sprawie studiów). Nie ma jednak nigdzie mowy o zmianie danych na innych dokumentach zawartych w teczce akt osobowych studenta, w efekcie czego jedna teczka akt osobowych studenta zawiera KOOS’y wydane zarówno na stare, jak i na nowe dane.
Z kolei druga sytuacja uzasadniająca wymianę jest określona w § 25 ust. 5 rozporządzenia w sprawie studiów, który przewiduje, że m.in. dyplom ukończenia studiów, odpis dyplomu, suplement do dyplomu oraz odpis suplementu, zawierające błędy lub omyłki, podlegają wymianie.
W obu ww. sytuacjach przepisy prawne są na bardzo dużym poziomie ogólności i nie precyzują m.in. takich kwestii jak:
Według ww. wytycznych resortu szkolnictwa wyższego:
W świetle aktualnie obowiązujących przepisów uczelnie nie mają podstawy prawnej by pobierać opłatę za wymianę dyplomu – przepisy przewidują jedynie opłatę za wydanie odpisu w języku obcym albo za wydanie duplikatu i to raptem 20 zł (zob. § zob. art. 79 ust. 2 pkt 3-5 PSWiN oraz § 36 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów).
Zgodnie z ww. wytycznymi resortu szkolnictwa nowy komplet dyplom należy sporządzić:
Z drugiej jednak strony MNiSW stoi na stanowisku, że obecnie wydawane dyplomy muszą zawierać zabezpieczenia wynikające z ustawy z dnia 22 listopada 2018 r. o dokumentach publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1006, ze zm.). Zgodnie z przepisami tej ustawy, od dnia 13 lipca 2022 r. [chyba 12 lipca – podkreśl. Autorki] uczelnie są obowiązane do wydawania wyłącznie dyplomów ukończenia studiów, które zawierają zabezpieczenia przed fałszerstwem (art. 73 ust. 1 pkt 1). Dyplom ukończenia studiów jest dokumentem publicznym kategorii drugiej w świetle tej ustawy. Tym samym, wg MNiSW, wydanie dyplomu na wzorze obowiązującym w dacie wystawienia dyplomu podlegającego wymianie jest możliwe w przypadku braku zmiany nazwy uczelni oraz pod warunkiem, że wzór ten zawiera znak PRK oraz zabezpieczenia przed fałszerstwem.
Wg resortu szkolnictwa wyższego dyplom wydawany obecnie w procedurze wymiany absolwentowi, który ukończył studia przed wielu laty powinien odwzorowywać treść pierwotnego dyplomu w zakresie:
- nazwy ukończonego kierunku studiów,
- tytułu zawodowego i daty jego uzyskania.
Ale powinien zawierać aktualne:
- zdjęcie (o ile obecny wzór dyplomu to przewiduje),
- nazwę uczelni oraz obecnie obowiązującą nazwę wydziału/jednostki organizacyjnej – jeśli wzór dyplomu przewiduje taką rubrykę
- pieczęć uczelni
- pieczątkę imienną albo nadruk informacji odpowiadających danym zawartym na pieczątce
- podpis aktualnego rektora albo osoby upoważnionej pełniącej funkcję kierowniczą w uczelni
- datę wydania dokumentu
- znak Polskiej Ramy Kwalifikacji (PRK) – jest on obowiązkowym elementem dyplomu i zdaniem MNiSW nie może być pominięty na obecnie wydawanym dyplomie (nawet w przypadku absolwentów sprzed wielu lat)
- zabezpieczenia przed fałszerstwem.
Przy sporządzaniu dyplomu na obecnie obowiązującym w uczelni wzorze, w przypadku absolwentów, którzy nie studiowali zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, np. studia nie były prowadzone na profilu, w dyscyplinie/dyscyplinach naukowych – w miejscu przeznaczonym na te informacje należy, zdaniem MNiSW wstawić poziomą kreskę.
Naszym zdaniem, powyższa interpretacja w żaden sposób nie wynika z aktualnie obowiązujących przepisów i zdaje się nie być konsekwentna. Jeśli bowiem uczelnie powinny wymieniać dyplomy na wzorze dyplomu obowiązującym w dacie wystawienia dyplomu podlegającego wymianie ze znakiem PRK albo z zabezpieczeniami to oznacza ingerencję w treść oraz elementy wzoru dyplomu obowiązującego w dacie wystawienia dyplomu podlegającego wymianie. Wzory obowiązujące przed wejściem w życie ustawy o dokumentach publicznych nie musiały zawierać wszystkich narzuconych przez MSWiA zabezpieczeń. Z kolei znak PRK pojawił się jako element obligatoryjny dyplomu w 2017 r. na mocy rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 10 lutego 2017 r. w sprawie tytułów zawodowych nadawanych absolwentom studiów, warunków wydawania oraz niezbędnych elementów dyplomów ukończenia studiów i świadectw ukończenia studiów podyplomowych oraz wzoru suplementu do dyplomu (Dz. U. z 2017 r. poz. 279) – wszystkie uczelnie zostały zobligowane wydawać dyplomy uwzględniające znak PRK od 1 października 2017 r. Skoro więc od 12 lipca 2022 r. wszystkie uczelnie mają obowiązek wydawania dyplomów na drukach zabezpieczonych, to wydanie nowego dyplomu podlegającego wymianie na druku obowiązującym w dacie wystawienia dyplomu mogłoby dotyczyć jedynie tych absolwentów, którzy ukończyli studia w okresie gdy uczelnia wydawała już dyplomy na blankietach zabezpieczonych.
Różnica między błędem a omyłką wydaje się tkwić głównie w kontekście ich użycia i charakterze. Przepisy prawa nie podają jednak definicji obu tych pojęć.
Błąd to pojęcie ogólniejsze, odnoszące się do sytuacji, w której ktoś postępuje, myśli lub ocenia coś w sposób niewłaściwy, niezgodny z prawdą, zasadami lub oczekiwaniami. Może wynikać z braku wiedzy o zmianach danych dotyczących studenta. Np. błąd w ustaleniu wyniku ukończenia studiów, zła nazwa miejsca urodzenia – nota bene w ostatnim czasie problem ten coraz częściej pojawia się praktyce uczelnianej w przypadku dyplomów ukończenia studiów pierwszego stopnia – w ankiecie osobowej wymaganej od kandydata należy podać zarówno miejsce urodzenia, jak i miejsce zamieszkania. Z uwagi na brak możliwości przechowywania w teczkach akt osobowych studenta kserokopii dokumentu tożsamości, zdarzają się błędy z uwagi na brak albo niedokładną weryfikację tej danej.
Omyłka to z kolei rodzaj błędu, ale jest zazwyczaj mniejszej wagi i często wynika z przypadkowej pomyłki, przeoczenia lub chwilowej nieuwagi. Jest traktowana jako mniej poważna niż błąd, niemniej jednak i tak skutkuje koniecznością wymiany dyplomu, np. literówka w imieniu lub nazwisku, albo w dacie lub miejscu urodzenia.
W języku prawnym omyłka jest szczególnie wyróżniana jako pomyłka pisarska lub rachunkowa, która nie wpływa na merytoryczną treść dokumentu.
Tego problemu MNiSW w swoich wytycznych nie wyjaśnia.
Jeśli więc uczelnia nie zgadza się z wnioskiem absolwenta, który żąda wymiany dyplomu twierdząc, że błędnie ustalono wynik ukończenia studiów (np. błędnie wyliczono średnia ocen ze studiów) to należy rozważyć sporządzenie na piśmie szczegółową odpowiedź wraz z uzasadnieniem odmowy.
Jeśli absolwentka zmieniła stan cywilny przed ukończeniem studiów, ale nie poinformowała o tym fakcie uczelni i dyplom został wydany na poprzednie nazwisko, zaś dopiero po czasie wyszedł na jaw fakt zmiany nazwiska, to uczelnia powinna wymienić dyplom na to nazwisko, jakie nosiła absolwentka zgodnie z aktami stanu cywilnego.
Jeśli zaś absolwentka zmieniła stan cywilny po ukończeniu studiów i żąda wymiany dyplomu na podstawie aktu małżeństwa, to w świetle § 26 ust. 3 rozporządzenia w sprawie studiów nie jest to podstawa do wymiany dyplomu. W tej sytuacji należy rozważyć sporządzenie na piśmie szczegółową odpowiedź wraz z uzasadnieniem odmowy.
Wyjaśnijmy krótko, ponieważ rozporządzenia w sprawie studiów ani resort szkolnictwa wyższego tego nie precyzują – w Polsce zmiana imienia lub nazwiska odbywa się na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1988). Zgodnie z tymi przepisami decyzję o zmianie imienia lub nazwiska wydaje kierownik urzędu stanu cywilnego, do którego został złożony wniosek i podlega ona natychmiastowemu wykonaniu.
W przypadku zaś orzeczenia sądu – chodzi o wyrok sądu wydany w postępowaniu sądowym o ustalenie płci na podstawie art. 189 Kodeksu cywilnego regulujący powództwo o ustalenie. W tym miejscu warto dodać, że procedura tranzycji/korekty/zmiany płci w Polsce jest złożonym procesem, obejmującym zarówno aspekty medyczne (diagnozę i konsultacje specjalistyczne, terapie hormonalne, zabiegi medyczne), jak i prawne. Aby dokonać zmiany płci w dokumentach, konieczne jest wniesienie pozwu do sądu o ustalenie płci metrykalnej. W Polsce praktyka sądowa wymaga, aby powód pozwał swoich rodziców lub opiekunów prawnych, nawet jeśli jest pełnoletni. Do pozwu należy dołączyć dokumentację medyczną potwierdzającą diagnozę oraz ewentualne opinie biegłych.
Tej kwestii resort szkolnictwa także nie rozstrzyga w swoich wytycznych. W naszej ocenie wszystkie dokumenty podlegające wymianie należy przechowywać w teczkach akt osobowych studenta wraz z adnotacją „Dokument wymieniony na podstawie wniosku z dnia … z uwagi na … Podstawa prawna: § 26 ust. 3/§ 25 ust. 5 rozporządzenia w sprawie studiów.”
Choć wytyczne Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego mają na celu uporządkowanie procesu wymiany dyplomów, istnieje kilka obszarów, które wymagają dalszej analizy i doprecyzowania.
Obecnie, uczelnie posiadają różne interpretacje resortu szkolnictwa wyższego oraz resortu spraw wewnętrznych w tym zakresie, a w szczególności w zakresie druków (blankietów), na których mają wydawać mowy dyplom.
Możliwe są bowiem aż 3 podejścia – wydawanie na:
1) obecnie obowiązujących blankietach (drukach),
2) na blankietach (drukach) dyplomu ukończenia studiów, według wzoru obowiązującego w dacie wystawienia jego oryginału;
3) na przygotowanym przez uczelnię druku, analogicznie jak przy duplikatach w razie braku druku.
Warto więc postulować zmiany przepisów rozporządzenia MNiSW w sprawie studiów w kierunku ustalenia klarowanych i szczegółowych zasad wymiany dyplomów odpisów, zwłaszcza w razie braku druku czy blankietu.
W uczelniach z niecierpliwością czekamy na zmiany rozporządzenia w sprawie studiów, chociażby z uwagi na konieczność wdrożenia m-legitymacji studenckich. Liczymy więc, że będzie okazja, aby zasygnalizowane powyżej wątpliwości doprecyzować.
Data publikacji: 23 listopada 2024 r.
Aleksandra Matukin-Szumlińska
